Hướng Dẫn Các Bước Viết Email Tiếng Anh Chuyên Nghiệp

     

Soạn thảo một cấu tạo email tiếng Anh chuẩn chỉnh mực, chuyên nghiệp hóa trong công việc không yêu cầu là chuyện dễ dãi với đa phần người đi làm hiện nay. Nếu như bạn thao tác làm việc với người tiêu dùng và đối tác nước ngoài, chúng ta càng phải khôn khéo hơn khi viết e-mail tiếng Anh. Hãy đọc mẫu viết e-mail tiếng Anh thông dụng dưới đây của Topica Native để hiểu được phương pháp viết thư điện tử bằng giờ anh trong sale để áp dụng dễ dãi và đơn giản trong công việc nhé.

Bạn đang xem: Hướng dẫn các bước viết email tiếng anh chuyên nghiệp

1/ bí quyết viết thư điện tử tiếng Anh

1.1/ Phần Greeting – chào hỏi

Nếu các bạn đã biết tên fan nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).

Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen

Nếu quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:

Hi Kelly, Dear Kelly….

Trong trường hợp trọng thể hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin fan nhận:

“To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”
Để cải thiện trình độ giờ đồng hồ Anh, tăng thời cơ thăng tiến trong công việc…Tham khảo ngay khóa huấn luyện và đào tạo Tiếng Anh cho những người đi làm cho tại TOPICA NATIVE. biến hóa năng động 16 tiết/ ngày. tiếp xúc mỗi ngày cùng 365 chủ đề thực tiễn. khẳng định đầu ra sau 3 tháng.Học và dàn xếp cùng giao viên từ bỏ Châu Âu, Mỹ chỉ với 139k/ngày.Bấm đăng ký để nhận khóa đào tạo và huấn luyện thử, hưởng thụ sự biệt lập cùng TOPICA NATIVE!

1.2/ Opening bình luận – Hỏi thăm

Hỏi sức khỏe (thân mật):

How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe khoắn không, anh đi dạo này cụ nào?)

Một bức thư hồi đáp, nên ban đầu bằng lời cảm ơn:

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới doanh nghiệp ABC)Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vị đã hồi đáp)Thank you for getting back lớn me (Cảm ơn đang hồi đáp)
*

Cách viết mail bởi tiếng Anh – học viết email tiếng Anh


1.3/ Introduction – tại sao viết thư

Bạn có thể sử dụng cấu tạo I am writing khổng lồ + ….

I’m writing with reference to lớn (Tôi viết thư để tìm hiểu thêm về….)I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này nhằm yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)We’re writing khổng lồ inform you that / to lớn confirm / khổng lồ request / to lớn enquire about/ lớn complain/explain/apologize.I received your address from …..and would lượt thích to … (Tôi đã nhận được được add của bạn từ… và mong mỏi được…)

1.4/ Main point – nội dung chính

Phần này nhắc tới ngôn từ chính bạn có nhu cầu gửi tới fan nhận, tiếp theo phần tại sao viết thư. Phần văn bản chính hoàn toàn có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ những cụm từ quan trọng để lúc viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.

Dạng 1: Đề cập đến những vấn đề đã hiệp thương trước đóAs you started in your letter, … (Như khi bạn bước đầu trong thư, …) Regarding … / Concerning … / With regards khổng lồ … (Về vấn đề… / tương quan đến… / liên quan với…)As you told me,… (Như các bạn đã nói cùng với tôi…)As you mentioned in the previous one,… (Như các bạn đã nhắc trước đó…)As I know what you wrote me,… (Như đa số gì các bạn đã viết cho tôi…)Dạng 2: yêu thương cầuI would be grateful if … (Tôi sẽ hàm ơn nếu…)I wonder if you could … (Tôi trường đoản cú hỏi nếu như khách hàng có thể… )I would be interested in having more details about … (Tôi mong ước biết thêm cụ thể về việc…)I would particularly lượt thích to know … (Tôi đăc biệt mong biết…)I would be interested in having more details about … (Tôi quan tiền tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)I would like to ask your help … (Tôi mong nhờ sự trợ giúp của anh về…)Dạng 3: Thông tin báo tốtWe are pleased khổng lồ announce that …(Chúng tôi sung sướng được thông báo với chúng ta rằng..)You will be pleased lớn know that …(Bạn vẫn hài lòng lúc biết rằng….)Dạng 4: Thông đưa thông tin xấuIt is with great sadness that we… (Vô cùng thương nuối tiếc báo tin…)We regret to inform you… (Chúng tôi vô cùng tiếc phải thông tin với ông/bà rằng…)After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng công ty chúng tôi đã quyết định rằng…)Đề cập mang lại tài liệu thêm kèm:

– Please find attached… (Xin chú ý đến….đã được đi cùng trong email)

– Attached you will find… (Bạn đã tìm thấy…được đi kèm trong e-mail này)

– Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( chúng ta có thể ký với gửi lại đúng theo đồng gắn thêm kèm tiếp sau đây trước thứ hai tuần sau được không?)


Để cải thiện trình độ tiếng Anh, tăng cơ hội thăng tiến trong công việc…Tham khảo ngay khóa huấn luyện và đào tạo Tiếng Anh cho tất cả những người đi có tác dụng tại TOPICA NATIVE. năng động 16 tiết/ ngày. giao tiếp mỗi ngày cùng 365 chủ đề thực tiễn. khẳng định đầu ra sau 3 tháng.

Xem thêm: 4+ Cách Thay Đổi Tên Người Dùng Trên Laptop Cực Dễ, Hướng Dẫn Thay Đổi Tên Đăng Nhập Trên Windows 10

Học và thương lượng cùng giao viên trường đoản cú Châu Âu, Mỹ chỉ với 139k/ngày.Bấm đk để nhận khóa đào tạo và huấn luyện thử, thử dùng sự biệt lập cùng TOPICA NATIVE!

1.5/ Concluding sentence – ngừng thư

Bạn tất cả thể kết thúc thư bởi việc áp dụng một trong số cụm trường đoản cú sau tùy tình huống:

Let me know if you need any more information. (Hãy mang lại tôi biết nếu như khách hàng cần thêm thông tin)If you would lượt thích any further information, please don’t hesitate to tương tác me. (Nếu bạn phải thêm thông tin gì, hãy tương tác với tôi.)I am looking forward khổng lồ hearing from you. (Tôi rất mong đợi nhận được bình luận từ bạn)I would be grateful if you could attend lớn this matter as soon as possible. (Tôi khôn xiết cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng nhanh càng tốt.)

1.6/ Signing off – ký kết tên

Trường vừa lòng thân mật

Best,Best wishes,Regards,Take care,Bye,

Trường hợp trang trọng (đã kể tên trong phần xin chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…)

Best regards,Warm regards,Yours sincerely,

Trường hợp trọng thể (chưa kể tên vào phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)

Yours faithfully,

2/ Các xem xét khi viết email

Không viết tắt: buộc phải viết tương đối đầy đủ I am, I will, I have seen, I bởi vì not, … ko được viết I’m, I’ll, I don’t, I’ve seenKhông dùng từ thông tục, tiếng lóng, tự thân mật: wanna, kid, dad, mate, …Không dùng động từ bỏ want cho ngôi lắp thêm nhất, hãy sử dụng would like. Không dùng động trường đoản cú should cho ngôi thứ hai (đừng lên lớp lý giải đối tác), chỉ cần sử dụng cho ngôi đầu tiên (xin lời khuyên). Cần sử dụng may hoặc could cầm cố cho can, would nuốm cho will, …Hãy lễ độ dù rằng đang bực tức: cần sử dụng Dear làm việc đầu thư, và sử dụng please khi mong muốn yêu cầuHãy viết mang lại ngắn gọn, nhưng lại đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không sử dụng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có không hề thiếu thành phần chủ- vị và tân ngữ trường hợp có.Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các lốt chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, lốt hai chấm. Nếu 1 ý chính có không ít ý phụ, sử dụng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc hoàn hảo và tuyệt vời nhất không cần sử dụng dấu chấm than (!).Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chủ yếu tảTránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Sử dụng từ solo giản, không cần sử dụng từ bác bỏ học.Cuối thư:Regards, Best Regards, Hai phương pháp này cần sử dụng thông dụng trong nhiều tình huống.Sincerely Yours, cần sử dụng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời do mang nghĩa “chân thành”Faithfully Yours, cần sử dụng trong thư trả lời trong phòng cung cung cấp cho khách hàng, vì chưng mang nghĩa “trung thành”.

3/ một vài từ viết tắt thường sử dụng khi viết email bằng tiếng Anh

ASAP = as soon as possibleCC = carbon copy (khi bạn gửi thư mang đến quá một người, đề nghị thêm trường đoản cú này để báo cho người nhận biết rất nhiều ai sẽ nhận thư)ENC = enclosure (khi chúng ta gửi tất nhiên thư những sách vở khác)PP = per procurationem (Đây là giờ La-tinh, nghĩa là các bạn ký thay cho người khác lúc viết thư; nếu như họ không xuất hiện để từ ký)PS = postscript (dùng khi bạn muốn thêm vài nét nữa sau khi bạn đã hoàn chỉnh bức thư và đã ký kết tên – thông thường so với thư viết tay)PTO (informal) = please turn over (chắc chắn rằng fan đọc thư biết rằng bức thư còn được liên tiếp ở khía cạnh sau)RSVP = please reply (Vui lòng hồi đáp)

4/ mọi mẫu câu phổ cập trong viết thư điện tử bằng tiếng Anh

Để xây dựng nên một email cân xứng trong từng tình huống, chúng ta có thể tham khảo bí quyết viết một thư điện tử bằng giờ Anh trải qua các mẫu mã câu dưới đây.


*

Bài email mẫu bằng tiếng Anh – giải pháp gửi thư điện tử bằng giờ đồng hồ anh


4.1/ Salutation – xin chào hỏi

Dear Mr. …./ Ms… (Nếu chúng ta biết tên tín đồ nhận)Dear Sir or Madam (Nếu bạn đắn đo tên tín đồ nhận)

Hoặc chúng ta cũng có thể tiếp cận một cách chi tiết hơn thông qua việc thực hiện các kết cấu câu tiếng anh dưới đây:

I hope you are enjoying a fine summer. (Tôi mong muốn ngài đang có một mùa hè thú vị)Thank you for your kind letter of January 5th. (Cảm ơn ngài bởi bức thư ngày 5/1).I came across an ad for your company in The Star today. (Tôi vô tình bắt gặp quảng cáo của chúng ta anh trên tờ The Star ngày hôm nay).It was a pleasure meeting you at the conference this month. (Rất hân hạnh vị đã được gặp mặt ngài tại buổi hội thảo chiến lược vừa qua)I appreciate your patience in waiting for a response. (Tôi review cao sự kiên nhẫn chờ đợi hồi âm của ngài).

4.2/ Starting – Mở đầu

I am writing – Tôi viết e-mail nhằm…to inform you that … – thông tin với chúng ta rằng…to confirm … – xác nhận…to request/ enquire about … – yêu thương cầuI am contacting you for the following reason… – Tôi contact với bạn vì…I recently read/heard about ….. And would like to know …. – Tôi theo thông tin được biết rằng…. Cùng tôi mong mỏi biết…

Hoặc chúng ta cũng có thể mở đầu bằng phương pháp nêu rõ mục đích của thư điện tử này trải qua các mẫu câu giờ đồng hồ anh thịnh hành như:

I am writing – Tôi viết thư điện tử nhằm… to inform you that … – thông báo với chúng ta rằng…I am contacting you for the following reason… – Tôi tương tác với các bạn vì…I recently read/heard about ….. & would lượt thích to know …. – Tôi được biết rằng…. Cùng tôi mong muốn biết…Referring lớn previous liên hệ – lúc muốn nhắc tới việc liên lạc trước đóThank you for your email – Cám ơn bạn đã giữ hộ mail luyện giao tiếp tiếng anhThank you for contacting us. – Cám ơn đã contact với bọn chúng tôi.In reply lớn your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…Thank you for your thư điện tử regarding … – Cám ơn e-mail của người sử dụng về việc…With reference to lớn our telephone conversation yesterday… – Như họ đã hiệp thương qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…Further lớn our meeting last week … – Như buổi họp của chúng ta vào tuần trước,…It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì bao gồm cuộc gặp gỡ với chúng ta ở London trong thời điểm tháng trước…I would just lượt thích to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác thực về các nội dung họ đã đàm luận vào trang bị ba.
Để nâng cao trình độ tiếng Anh, tăng thời cơ thăng tiến vào công việc…Tham khảo ngay khóa đào tạo và huấn luyện Tiếng Anh cho người đi làm cho tại TOPICA NATIVE. linh động 16 tiết/ ngày. tiếp xúc mỗi ngày cùng 365 chủ đề thực tiễn. cam kết đầu ra sau 3 tháng.Học và hội đàm cùng giao viên tự Châu Âu, Mỹ chỉ với 139k/ngày.Bấm đăng ký để nhận khóa đào tạo và huấn luyện thử, trải nghiệm sự khác biệt cùng TOPICA NATIVE!

4.3/ Referring khổng lồ previous tương tác – lúc muốn nói đến việc liên hệ trước đó

Thank you for your e-mail of March 15. – Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 mon 3.Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với bọn chúng tôi.In reply khổng lồ your request, … – Tôi xin vấn đáp về yêu cầu của bạn…Thank you for your email regarding … – Cám ơn e-mail của khách hàng về việc…With reference to lớn our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã thương lượng qua cuộc điện thoại cảm ứng thông minh ngày hôm qua,…Further lớn our meeting last week … – Như buổi họp của bọn họ vào tuần trước,…It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì bao gồm cuộc chạm mặt gỡ với các bạn ở London vào thời điểm tháng trước…I would just lượt thích to confirm the main points we discussed on Tuesday. – Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã bàn luận vào thứ 3.

4.4/ Making a request – Đưa ra lời yêu cầu bằng tiếng Anh

We would appreciate it if you would … – shop chúng tôi đánh giá cao nếu khách hàng có thể…I would be grateful if you could … – Tôi hết sức cảm kích nếu bạn có thể…Could you please send me … – bạn có thể gửi cho tôi…Could you possibly tell us / let us have … – bạn có thể cho cửa hàng chúng tôi biết…In addition, I would like to receive … – kế bên ra, tôi ước ao nhận được….It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn cũng có thể gửi cho cái đó tôi…thì thật xuất sắc quáPlease let me know what action you propose lớn take. – Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn

4.5/ Offering help – Đưa ra lời góp đỡ

Would you like us khổng lồ …? – Bạn vẫn muốn chúng tôi…?We would be happy lớn … – cửa hàng chúng tôi sẽ rất hân hạnh được…We are quite willing to … – chúng tôi rất sẵn sàng…Our company would be pleased khổng lồ … – Công ty chúng tôi rất sẵn lòng…

4.6/ Giving good news – Thông tin báo tốt bởi tiếng anh

We are pleased lớn announce that … – công ty chúng tôi rất vui được thông tin rằng…I am delighted to lớn inform you that .. – Tôi vô cùng vui được thông báo với các bạn rằng…You will be pleased lớn learn that … – bạn sẽ tương đối vui lúc biết rằng…

4.7/ Giving bad news – Thông cung cấp thông tin xấu

We regret to inform you that … – cửa hàng chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…I’m afraid it would not be possible khổng lồ … – Tôi e là không thể….Unfortunately we cannot / we are unable to lớn … – hết sức tiếc cửa hàng chúng tôi không thể…After careful consideration we have decided (not) to lớn … – sau thời điểm xem xét kỹ lưỡng, shop chúng tôi đã đưa ra quyết định sẽ không…

4.8/ Complaining – mẫu câu diễn đạt sự phàn nàn

I am writing lớn express my dissatisfaction with … – Tôi viết nhằm mục đích bày tỏ sự không bằng lòng với…I am writing lớn complain about … – Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về….Please lưu ý that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. – Xin để ý rằng hàng cửa hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn không đến.We regret khổng lồ inform you that our order number …. Is now considerably overdue. – shop chúng tôi rất tiếc nuối phải thông tin với bạn rằng deals số…. Của cửa hàng chúng tôi đã bị quá hạn sử dụng khá lâu.

4.9/ các mẫu câu giờ đồng hồ anh hay được dùng để ngừng email

I would be grateful if you could attend lớn this matter as soon as possible. (Tôi sẽ tương đối cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vụ việc này càng nhanh càng tốt.)If you would like any further information, please don’t hesitate to tương tác me. (Nếu ông/bà phải thêm tin tức gì, xin cứ contact với tôi.)I look forward to… (Tôi cực kỳ trông đợi…)Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy phúc âm ngay khi các ngài có thể).Nếu bạn bước đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, tốt Dear Ms, chúng ta nên xong xuôi thư bởi cụm sau: Yours sincerely, (kính thư).Tuy nhiên, giả dụ bạn bước đầu lá thứ bằng Dear Sir, Dear Madam, hay Dear Sir or Madam, hãy sử dụng câu sau: Yours faithfully, (kính thư)

5/ các mẫu câu giờ đồng hồ Anh yêu quý mại thường dùng khi viết email

5.1/ các mẫu câu giờ anh thư tín dịch vụ thương mại khi mong mỏi viết thư đặt hàngThank you for all your quotation of …We’d lượt thích to cancel our order n° …..We’re pleased to lớn place an order with your own company for..We could guarantee you delivery before …(date)Please confirm receipt of my order.I’m pleased to lớn acknowledge receipt of your own order n° …..It’ll take about (two/three) weeks khổng lồ process your own order.Your order is going be processed as quickly as possible.Unfortunately these articles are out of stock/ are no longer available.

Xem thêm: Mẫu Kịch Bản Chương Trình Phát Thanh, Dự Thi Năm 2014 Đơn Vị: Đài Tt

5.2/ biện pháp viết email tiếng Anh trong công việc khi ước ao viết thư xin lỗiOnce again, please accept our apologies for …I regret all inconvenience caused (by) …I’d like to apologise for the (delay, inconvenience)…We’re sorry for the delay in replying to lớn …5.3/ các mẫu câu tiếng anh thư tín dịch vụ thương mại khi mong muốn viết thư đề cập đến thanh toánpayment of …My records show that we haven’t yet receivedPlease send payment as soon as possible.According khổng lồ my records …You’ll receive a credit lưu ý for the sum of …My terms of payment are as follows …5.4/ những mẫu câu giờ đồng hồ anh thư tín thương mại khi muốn viết hỏi giáI have pleasure in enclosing a detailed quotation.Please send me the price list.Please cảnh báo that my prices are subject to lớn change without notice.You’ll find enclosed my price list và most recent catalogue.I could make you some firm offer of …5.5/ những mẫu câu viết thư điện tử tiếng Anh thư tín dịch vụ thương mại khi muốn liên kết liên lạc cho các lần giao dịch thanh toán trong tương laiI look forward to lớn a really successful relationship in our future.I’d be glad to vì chưng business with your own company.we’d be happy to have a great opportunity to lớn work with your own firm.