CÁCH VIẾT THƯ TIẾNG ANH LỊCH SỰ

     

Email đang là phương tiện đi lại trao đổi thông tin nhanh chóng, được sử dụng rộng thoải mái trong quá trình và cuộc sống đời thường hiện nay.

Bạn đang xem: Cách viết thư tiếng anh lịch sự

Đây không chỉ là là phương tiện kết nối, truyền đi thông điệp mà lại nó còn là đại diện cho sự bài bản của người sử dụng.

Nhưng thực tế không phải ai cũng biết phương pháp sử dụng email một bí quyết chuyên nghiệp. Bởi lẽ vì đó, trong bài viết này, dulichthienthai.vn xin chia sẻ cho vớ cả chúng ta chi tiết các bước để trở thanh cao thủ thực hiện email.

Nhưng trước khi bước đầu vào phần chính, hãy thuộc dulichthienthai.vn tò mò các phần căn bạn dạng của một email thường thì trước nha.

Tặng sách "45 ngày xây gốc ngữ pháp giờ Anh tiểu học"

Tặng sách "Đồng hành tiếng Anh cùng con"

1. Kết cấu của một thư điện tử thông thường

Greeting (Chào hỏi) Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu) Introduction (Giới thiệu) Main point (Nội dung chính) Concluding sentence (Kết thúc email) Signing off

 

 

*

Nếu quan hệ giữa bạn và người nhận thiết bị là quan hệ lịch sự, ta cần sử dụng các danh xưng như Mr, Mrs,Ms…

Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),

Dear Mr/Ms… (nếu biết tên người nhận) Dear Sir/Madam (nếu chần chừ tên tín đồ nhận). Thank you for your e-mail on April 1st. It was my pleasure meeting you at the conference last week.

 

Ví dụ: Dear Mrs.Price

Nếu mối quan hệ giữa bạn và tín đồ nhận thư gần gũi hơn chúng ta cũng có thể đơn giản sử dụng tên riêng fan đó vào câu kính chào hỏi

Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….

trường hợp bức thư mang văn bản làm thân quen hoặc xin chạm mặt mặt cùng bạn chưa tồn tại thong tin về tín đồ nhận thư bạn có thể sử dụng “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”

➢ tiếp sau là OPENING COMMENT, thông thường đấy là những câu thắc mắc thăm về tình hình sức khỏe mạnh hoặc tình trạng hiện tại của bạn nhận

How are you? How are things?

Nếu câu chữ bức thư là 1 trong sự trả lời , bọn họ nên khởi đầu với từ cảm ơn “thanks”

Ví dụ:

Khi một người gửi một thư điện tử bày tỏ sự quan tâm của họ về doanh nghiệp bạn vẫn làm chúng ta cũng có thể viết

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn bởi đã liên lạc tới công ty ABC)

Khi một người vấn đáp 1 bức thư mà bạn gửi cho tất cả những người đó :

Thank you for your prompt reply (Cảm ơn bởi vì đã hồi đáp)

Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Những câu cảm ơn trên đang làm bạn đọc cảm tháy thoải mái và dễ chịu hơn và xúc cảm sự mở đầu mang cảm giác lịch sự

Trong trường thích hợp bức thư không dựa vào 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để bắt đầu là rất nhiều câu chúc:

I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe) I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô tất cả một kỳ nghỉ vào buổi tối cuối tuần vui vẻ.)

➢ Phần tiếp sau của thư điện tử là INTRODUCTION. Trong phần này, bọn họ sẽ nêu rõ vì sao vì sao bọn họ viết email, tùy theo từng trường hợp ví dụ mà bọn họ có cách bắt đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bởi cụm tự sau đây:

I am writing khổng lồ + verb…

 

 

Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong long trọng thì không cần sử dụng từ viết tắt.

I am writing lớn ask for the information about the English courses. (Tôi viết e-mail này để yêu mong quý vị báo tin về khóa đào tạo tiếng Anh.) I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tôi viết email này để khám nghiệm mọi thứ đã sẵn quý phái cho vấn đề tung ra mặt hàng mới toanh chưa.) I am writing khổng lồ reference to (Tôi viết thư để tham khảo….) I am writing lớn enquire about…(Tôi viết thư nhằm yêu cầu….)

Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên sử dụng các thắc mắc gián tiếp với dùng câu hỏi trực tiếp nhằm dùng cho các mối quan hệ giới tính thân thiết. Https://mshoagiaotiep.com/

I am writing lớn clarify some points of the contract. (Tôi viết thư điện tử này để triển khai rõ một số trong những điểm trong phù hợp đồng.)

Ngoài ra các chúng ta có thể dùng những từ cho cấu tạo trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” cố cho “I am writing to…”. Đặc biệt, vào trường thích hợp không cần long trọng quá, các chúng ta có thể dùng “I just want to…”

Chú ý những câu trong phần này đề xuất thực sự ngắn gọn cùng rõ mục tiêu vì nó phía bên trong phần đầu của email. Phải luôn luôn nhớ rằng tín đồ đọc ý muốn đọc bức thư một cách nhanh chóng với gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chủ yếu tả vì sự đúng mực trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách review của người nhận thư về bạn

➢ Đến phần MAIN POINT, bởi đó là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, logic càng tốt.

Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề xuất hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều đó ở rất nhiều đoạn văn tiếp theo thay vì bắt đầu thư. Dưới đó là một vài ba cách thông báo những tin tức ko mấy dễ chịu và thoải mái thuộc một số loại này:

We regret to lớn inform you… (Chúng tôi khôn cùng tiếc phải thông tin với ông/bà rằng…) It is with great sadness that we… (Vô thuộc thương nuối tiếc báo tin…) After careful consideration we have decided… (Sau khi đang xem xét cân nặng nhắc, kỹ lưỡng công ty chúng tôi đã quyết định…) I am writing in reply lớn your letter of 4 September regarding your outstanding invoice. (Tôi viết thư để vấn đáp lá thư của ông/bà gửi ngày 4 mon 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của doanh nghiệp ông/bà)

Khi các bạn viết cho họ mà bạn có nhu cầu đề cập những vấn đề đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:

Further khổng lồ our conversation, I’m pleased khổng lồ confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January. (Theo như họ đã trao đổi, tôi cực kỳ vui được xác thực lịch hứa hẹn của họ vào hồi 9:30 sáng thứ cha ngày 7 mon 1.) As you started in your letter, … (Như khi bạn bước đầu trong thư, …) Regarding … / Concerning … / With regards lớn … (Về vấn đề… / liên quan đến… / tương quan với…) As you told me,… (Như chúng ta đã nói cùng với tôi…) As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã kể trước đó…) As I know what you wrote me,… (Như phần đông gì bạn đã viết mang đến tôi…)

Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu thanh lịch sau để hỏi về vụ việc nào đó:

I would be grateful if … (Tôi sẽ hàm ơn nếu…) I wonder if you could … (Tôi từ bỏ hỏi nếu như khách hàng có thể… ) Could you please …? Could you tell me something about …? (Bạn rất có thể vui lòng… / bạn cũng có thể cho tôi biêt về…) I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt mong biết…) I would be interested in having more details about … (Tôi quan liêu tấm đến sự việc có thêm chi tiết về việc…) Could you please help me …(inform the student of final exam…), please? (Ông hoàn toàn có thể vui lòng giúp tôi … (thông báo cho học viên của kỳ thi cuối cùng …), xin vui lòng?) I would lượt thích to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…)

➢ Sau đấy, các bạn cũng có thể dùng những câu CONCLUDING SENTENCE để kết thúc thư điện tử như sau:

Let me know if you need anymore information. (Hãy đến tôi biết trường hợp anh nên them thông tin) Please get back khổng lồ me as soon as possible. (Hãy vấn đáp email sớm nhất có thể nhé.) I look forward to lớn hearing from you soon. (Tôi rất hy vọng sớm nghe tin trường đoản cú bạn.) Feel miễn phí to liên hệ me if you need further information. (Đừng ngại contact với tôi nếu như anh đề nghị thêm tin tức nhé) I would be grateful if you could attend lớn this matter as soon as possible. (Tôi sẽ khá cảm ơn trường hợp ông/bà có thể giải quyết vụ việc này càng cấp tốc càng tốt.) If you would lượt thích any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà đề xuất thêm tin tức gì, xin cứ contact với tôi.) I look forward to… (Tôi siêu trông đợi…) Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy phúc âm ngay khi những ngài gồm thể). giả dụ bạn bước đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, xuất xắc Dear Ms, các bạn nên dứt thư bằng cụm sau: Yours sincerely, Yours faithfully,  (kính thư) Hoặc bạn có thể dùng “Please vày not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel không lấy phí to tương tác me…”

➢ Phần cuối cùng “SIGNING OFF” bao gồm 2 phần, đó là họ tên bạn gửi và rất nhiều dòng chữ đi kèm như sau:

Trường hòa hợp không trang trọng:

Best, Best wishes, Regards, Take care, Bye,

Trường thích hợp trang trọng:

Best regards, Warm regards,

2. Quá trình để tất cả một thư điện tử chuyên nghiệp

 

Bước 1: xác minh xem bức thư có mang tính chất chất trang trọng hay không

Những bức thư mang tính chất chất trọng thể thường là nhằm mục tiêu mục đích khám phá thông tin, xin việc, đăng kí học xuất xắc góp ý...

Thư mang ý nghĩa chất cá thể thì khác, dù dài hay ngắn thì đều được viết theo ngữ điệu nói và thoải mái, không trang trọng, hay được dùng viết cho mái ấm gia đình hoặc các bạn bè.

Bước 2: Xác định kết cấu một bức thư

xin chào đầu thư Đoạn văn giới thiệu: nêu lí bởi viết thư hoặc lời cảm ơn Nội dung: có thể là một haynhiều đoạn văn mẫu mã câu sẵn sàng kết thư: Nêu mọi gì bạn ao ước đợi từ bạn nhận thư, cóthể là yêu thương cầu ý kiến sớm hoặc đề nghị chạm chán mặt... Kính chào kết thư Tên/ Chữ kí

Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư

 

 

Thư mang ý nghĩa trang trọng

Thư thân mật

Chào đầu thư

Dear Mr/ Mrs + surname

Kính gởi Ông/ Bà + tên chúng ta (Dùng cách viết này khi sẽ biết tên bọn họ của người nhận thư)

Hello/ Hi + name

Xin chào/ chào + tên

Dear Sir or Madam

Kính nhờ cất hộ Ngài/ Bà (Dùng phương pháp này khi chưa biết tên bọn họ của tín đồ nhận)

Dear + name

Gửi + tên

Hi there!

Chào đằng ấy!

Bắt đầu viết thư

Thank you for your letter/ thư điện tử about...

Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về…

Thanks for your letter/ email.

Cảm ơn bức thư trước của chúng ta nhé!

Many thanks for your letter/ email.

Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà khôn xiết nhiều.

Thanks for writing khổng lồ me.

Cảm ơn vị đã vẫn viết thư đến mình

I am writing khổng lồ request information about/ inform you about/ complain about, apologise for...

Tôi viết thư này nhằm mục tiêu yêu cầu tin tức về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì…

I am writing to lớn tell you about...

Mình viết để nói với chúng ta về…

I am writing with reference khổng lồ your letter.

Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn.

Guess what?

Bạn đoán được không?

I would lượt thích to offer congratulations on...

Let me congratulate you on...

Tôi ý muốn đưa ra lời chúc mừng về…

How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday?

Mọi thứ núm nào?/ Sao rồi?/ bạn có khỏe khoắn không?/ Kì ngủ vừa rồi của khách hàng thế nào?

I’m sorry I haven’t written for a while...

Mình xin lỗi vày lâu rồi không viết thư cho bạn…

It was great to lớn hear from you again.

Thật tốt khi lại rất có thể nghe tin tức về bạn.

Chuẩn bị kết thư

I look forward to hear from you without delay.

Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ sẽ tiến hành đưa ra mà không có sự trì hoãn nào.

Xem thêm: Bí Kíp Trang Trí Bàn Tiệc Sinh Nhật Cho Bé Tại Tp, Trang Trí Bàn Tiệc Sinh Nhật Đơn Giản Cho Bé

Hope to lớn hear from you soon.

Mong sớm nhận ra thư của cậu.

I look forward to meeting you.

Tôi ao ước sớm được chạm mặt ông/ bà

Looking forward to seeing you/ hearing from you.

Mong là mình đã được gặp gỡ bạn sớm/ thông tin tức về cậu sớm.

I hope to lớn hear from you at your earliest convenience.

Tôi mong mỏi sẽ thừa nhận được đánh giá từ ông/ bà mau chóng nhất rất có thể trong năng lực của ông/ bà.

I can’t wait lớn meet up soon.

Mình chẳng thể đợi mang đến khi họ gặp nhau.

Write back soon. (Nhớ viết lại mau chóng nhé.) 

Chào kết thư

Yours faithfully

Nếu mở đầu thư bởi “Kính giữ hộ Ngài/ Bà’, kết thúc thư cùng với “Trân trọng”.

Best wishes.

Dành cho bạn những lời chúc giỏi đẹp nhất.

Your sincerely

Nếu bước đầu với “Kính nhờ cất hộ Ông/ Bà…”, kết thư cùng với “Thân (Chân thành)”.

Love. (Yêu bạn.)

Regards/ Best regards/ Kind regards.

Trân trọng.

All the best. (Mọi điều xuất sắc nhất.)

Xxx. (Hôn bạn)

 

Xoxo. (Ôm và hôn bạn.)

Keep in touch. (Giữ liên lạc nhé!)

 

Lưu ý: Nếu viết email, bạn cần phải đặt Tiêu đề (subject) đến email trước khi gửi đi. Tiêu đề thư điện tử cần ngắn gọn, nêu rõ trung tâm của nội dung, tranh nhằm tiêu đề thiếu thốn nội dung, thừa mơ hồ nước hoặc quá dài, nhắc nhở ra không ít chủ đề hoặc cho thấy email ko quan trọng.

3. đầy đủ mẫu câu thịnh hành trong 

➢ Trình bày lý do viết email

Sau phần xin chào hỏi thông thường, các bạn nên trình diễn lí vày viết email ở chỗ mở đầu. Một số mẫu câu bạn có thể áp dụng là:

I am writing to you regarding…/ in connection with…

Tôi viết e-mail này để tương tác về vấn đề…

Further to…/ With reference to…

Liên quan cho việc…

I am writing khổng lồ you on behalf of…

Tôi thay mặt…viết e-mail này để…

Might I take a moment of your time to…

Xin ông / bà / công ty chất nhận được tôi…(đây là bí quyết viết vô cùng trang trọng, hay sử dụng trong lần thứ nhất tiên contact với đối tác)

➢ Đưa ra lời đề nghị, yêu cầu

Là 1 trong các hai nội dung phổ biến nhất lúc viết email thương mại dịch vụ bằng giờ Anh, lời đề nghị, yêu cầu trong email cần được lịch sự, chuyên nghiệp hóa và ví dụ để tránh nhầm lẫn. Tư mẫu câu phổ biến gồm:

I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

Tôi rất cảm kích nếu như ông/ bà/ công ty có thể cung cấp cho thêm thông tin chi tiết về…

Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…

We are interested in…and we would like to…

Chúng tôi rất nhiệt tình đến… cùng muốn…

We carefully consider…and it is our intention to…

Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và ước muốn được…

 

*

➢ Xin lỗi fan nhận thư điện tử

Trong quá trình cộng tác, tởm doanh, chắc chắn là sẽ ko tránh ngoài những vụ việc phát sinh không tính ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân tình nhưng vẫn chuẩn chỉnh mực, chúng ta cũng có thể tham khảo:

We regret / are sorry khổng lồ inform you that…

Chúng tôi siêu tiếc phải thông tin với bạn rằng…

Please accept our sincere apologies for…

Xin hãy gật đầu lời xin lỗi tâm thành về…

We truly understand và apologize for…you are given due to…

Chúng tôi trọn vẹn hiểu với xin lỗi về những phiền phức đã tạo ra cho người tiêu dùng do…

I promise this case will never happen again & it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation.

Tôi xin hứa vấn đề này sẽ không còn tái diễn cùng rất ao ước ông / bà có thể chấp nhận…. Như 1 khoản bồi thường.

➢ Đề cập cho tài liệu gắn kèm

Thông thường xuyên khi gửi thư điện tử thương mại, họ rất hay thêm kèm các tài liệu liên quan. Để thông báo, đề cập nhở bạn nhận không loại bỏ phần này, chúng ta nên nói:

Please find attached…

Xin để ý đến….đã được đi cùng trong email.

Attached you will find…

Bạn đã tìm thấy…được đi cùng trong e-mail này.

I am sending you…as an attachment.

Tôi vẫn đính kèm…

Can you please sign và return the attached contract by next Friday?

Xin sung sướng ký với gửi lại bạn dạng hợp đồng kèm theo trước lắp thêm 6 tuần sau (với phương pháp này, các bạn sẽ có thể dùng kèm thêm rượu cồn từ.)

➢ ngừng email

Cuối cùng, nhằm tỏ rõ thiện chí, bạn không nên chấm dứt email thương mại dịch vụ bằng một lời chào đối kháng giản. Ráng vào đó, hãy giữ lại liên lạc với người nhận theo các cách như:

Should you need any further information, please vì chưng not hesitate to liên hệ me.

Nếu có ngẫu nhiên vấn đề gì, xin đừng ngần ngại tương tác với tôi.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to tương tác us if we can be of further assistance.

Tôi mong muốn email này vẫn giải đáp vướng mắc của bạn. Nếu công ty chúng tôi có thể giúp sức gì thêm, xin hãy liên hệ.

Please reply once you have the chance to…

Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…

We appreciate your help in this matter & look forward khổng lồ hearing from you soon.

Xem thêm: Giải Bài 140 Trang 58 Sgk Toán 6 Tập 2, Bài 140 Trang 58 Sgk Toán 6 Tập 2

Lời kết:

Hy vọng với những chia sẻ trên của dulichthienthai.vn, vẫn giúp các bạn có một định hướng ví dụ cho thư điện tử của mình. Cùng cách viết email tiếng anh chuyên nghiệp hóa nhất, giúp tăng hiệu quả trong quá trình của mình.