Cách viết email bằng tiếng anh chi tiết nhất: cấu trúc, mẫu thư thông dụng

     

Có nhiều tại sao để bạn phải viết một email bằng giờ đồng hồ anh. Hoàn toàn có thể là một thư điện tử xin việc, hay đơn giản dễ dàng là nhiều người đang cần liên hệ với đối tác, khách hàng ngước ngoài. Một email cần được thể hiện nay sự chăm nghiệp, lịch sự và trang nhã và cũng thể hiện không hề thiếu nội dung nên truyền đạt. Nếu như khách hàng vẫn không biết cách viết email bằng tiếng anh thì có thể tham khảo bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Cách viết email bằng tiếng anh chi tiết nhất: cấu trúc, mẫu thư thông dụng

Cấu trúc của một email thông thường

1. Phần xin chào hỏi

Phần Greeting là phần mở màn của một e-mail bất kì. Với từng đối tượng khác nhau sẽ có những cấu trúc chào hỏi tương đương.

1.1. Mối quan hệ lịch sự, trang trọng

→ thực hiện cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Vào đó:

Dear Mr / Mrs + tên tín đồ nhận Dear Sir / Madam 1.2. Quan hệ thân mật

→ áp dụng cấu trúc: Hi + tên

E.g. Hi Tom

1.3. Nội dung đa phần làm quen, xin gặp mặt mặt

Trong trường hòa hợp này, bạn cũng có thể sử dụng cả 2 mẫu câu như sau:

To whom it may concernDear Sir / Madam

2. Phần mở đầu

Trong phần Opening comment này, chủ yếu là những thắc mắc kiểu hỏi thăm thực trạng sức khỏe, tình trạng hiện trên của fan nhận thư. Câu chữ phần này sẽ vấn đáp cho 2 câu hỏi:

How are you?How are things?2.1. Dạng thư hồi đáp

Nếu là một bức thư hồi đáp thì chúng ta có thể chọn mở màn bức thư bằng phương pháp sử dụng từ bỏ “thanks”. Tiếp nối sẽ liên tục vào vấn đề.

2.2. đãi đằng sự thân thiết của người đọc về doanh nghiệp chúng ta

Trường đúng theo này chúng ta có thể dùng mẫu mã câu sau:

E.g. Thank you for contacting XYZ Company

(Cảm ơn bạn đã liên hệ với công ty XYZ)

2.3. Đối với đối tượng người sử dụng trả lời email của người sử dụng trước đó

Có thể áp dụng 2 mẫu câu sau:

Thank you for your prompt replyThank for getting back to me

→ Cảm ơn bạn vì đã hồi đáp

Sử dụng phần đa mẫu câu như 3 phần trên đã giúp cho tất cả những người đọc cảm thấy thoải mái và dễ chịu và được tôn trọng bởi vì thái độ thanh lịch được truyền tải.

2.4. Email chưa phải dạng hồi đáp

Nếu email của người tiêu dùng không đề xuất dạng hồi đáp email làm sao đó, cách thanh lịch để bắt đầu chính là bằng một lời chúc.

I hope you are doing well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe)I hope you have a nice weekend. (Tôi mong muốn bạn gồm kỳ nghỉ vào buổi tối cuối tuần vui vẻ)

3. Trình làng

Ở phần ra mắt tổng quát tháo này, chúng ta cần trình bày rõ lý do viết email. Bao gồm nhiều phương pháp để trình bày một lý do, mặc dù nhiên hãy chọn những văn phong cân xứng với từng đối tượng người sử dụng nhận được email của công ty và ghi lưu giữ một vài ba điểm như sau:

3.1. Ko viết tắt I’m

Trong văn phong long trọng không nên sử dụng từ viết tắt I’m. Bạn nên viết cụ thể ra là I am để thổ lộ thái độ định kỳ sự.

→ Cấu trúc: I am writing to + verb…

E.g. I am writing to lớn ask for the information about the English courses.

3.2. Dùng thắc mắc trực tiếp, con gián tiếp cho mối quan hệ thân thiết

Chỉ nên dùng câu con gián tiếp trực tiếp trong trường hợp người nhận mail có quan hệ thân thiết. Chẳng hạn:

E.g. I am writing to lớn clarify some points of the contract.

3.3. Một số trong những cách viết cố kỉnh thế

Một số cấu trúc thường cần sử dụng khác như:

I am writing to + complainI am writing to + explainI am writing lớn + confirmI am writing khổng lồ + apologize

Ngoài ra, để đa dạng mẫu mã được phương pháp viết thư bạn đọc rất có thể sử dụng một trong những phép thay thế như sau:

Dùng I would lượt thích to… thay thế cho I am writing toCó thể sử dụng I just want to mang đến trường phù hợp không trang trọng

Ở phần Introduction này, sự ngắn gọn là vấn đề cần thiết. Phần chứa không vô số nội dung ý nghĩa cần được tinh gọn. Ngoài ra, hãy chú trọng vào kết cấu ngữ pháp, các vấn đề thiết yếu được diễn tả sẽ review nội dung của toàn bức thư.

4. Nội dung thiết yếu

4.1. Nội dung chính mang tính chất bi quan

Trong ngôi trường hợp bạn đề nghị những vấn đề tế nhị như không đồng ý đề nghị, thông tin thôi vấn đề hay sự nuốm nào đó. Rất có thể dùng các mẫu câu sau đâu:

We regret khổng lồ inform you …It is with great sadness that we …After careful consideration we have decided …I am writing in reply khổng lồ your letter of 4 September regarding your outstanding invoice …4.2. Nội dung mang tính chất nhắc lại để trao đổi

Khi các bạn viết email nhằm mục đích mục đích kể lại hoặc trao đổi các vấn đề trước đó, hãy dùng một số trong những mẫu câu như sau:

As you started in your letter, …Regarding … / Concerning … / With regards lớn …As you told me, ….As you mentioned in the previous one …As I know what you wrote me…4.3. Nội dung new hoàn toàn

Không giống hệt như 2 trường hợp trên, bạn cũng có thể dùng những mẫu câu thanh lịch để hỏi về một vụ việc nào đó. Vấn đề hỏi buộc phải phải lịch lãm và mang ý nghĩa mở rộng câu chuyện.

I would be grateful ifI wonder if you couldCould you please …? Could you tell me something about …?I would particularly like to know …I would be interested in having more details about …Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?I would like to ask your help …

5. Hoàn thành email

Để hoàn thành email, bạn có thể sử dụng một vài loại câu như sau:

1. Let me know if you need anymore information. 

→ Hãy mang lại tôi biết ví như anh phải them thông tin

2. Please get back to lớn me as soon as possible.

→ Hãy trả lời email sớm nhất rất có thể nhé.

3. I look forward lớn hearing from you soon.

→ Tôi rất hy vọng sớm nghe tin trường đoản cú bạn.

4. Feel không lấy phí to liên hệ me if you need further information.

→ Đừng ngại tương tác với tôi nếu anh yêu cầu thêm tin tức nhé

5. I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.

→ Tôi sẽ khá cảm ơn ví như ông/bà có thể giải quyết vụ việc này càng cấp tốc càng tốt.

6. If you would lượt thích any further information, please don’t hesitate to tương tác me.

→ nếu như ông/bà cần thêm tin tức gì, xin cứ tương tác với tôi.

7. I look forward to…

→ Tôi rất trông đợi…

8. Please respond at your earliest convenience.

→ Xin hãy hồi âm ngay khi những ngài bao gồm thể

Trong trường hợp bạn ban đầu bằng các kiểu câu như:

Dear MrDear MrsDear MissDear Ms

thì chúng ta nên dứt thư bởi cụm sau:

Yours sincerelyYours faithfully

Ngoài ra, chúng ta có thể dùng nhiều từ “Please bởi vì not hesitate to contact me…”

→ Để sửa chữa cho “Feel miễn phí to tương tác me…”

6. Ký tên

Thay vì một lá thư bình thường ở Việt Nam, chúng ta thường áp dụng chữ ký. Thì vào email, chúng ta cũng có thể dùng TÊN kèm theo các dòng chữ:

6.1. Giả dụ thư trang trọngBest regardsWarm regards6.2. Giả dụ thư ko trang trọngBestBest wishesRegardsTake careBye

Các bước để sở hữu một email chuyên nghiệp

Bước 1: khẳng định tính long trọng của email

Mẫu thư trang trọng hay không trang trọng có nhiều sự biệt lập từ cách bố trí từ ngữ cho tới cách trình bày. Thường thì email trang trọng sử dụng trong những trường hợp: tò mò thông tin về vấn đề, xin việc, đk học hoặc góp ý.

Đối với những mẫu email cá nhân thì nên viết một phương pháp thoải mái, ko trang trọng. Chủ yếu sử dụng cho mái ấm gia đình hoặc chúng ta bè.

Bước 2: Xác định kết cấu của email

Cấu trúc ra quyết định đến ngôn từ và ý mà bạn muốn diễn đạt cho tất cả những người đọc. Một e-mail thông thường bao gồm các phần theo thiết bị tự như sau:

Lưu ý:

Trong quá trình gửi e-mail bạn đề xuất đặt tiêu đề trước lúc gửi. Yêu cầu của tiêu đề là ngắn gọn, nêu rõ được nội dung trọng tâm của toàn bức thư hoặc vấn đề cần giải quyết. Ko sử dụng những tiêu đề dài, mơ hồ hoặc nêu vô số chủ đề trong cùng một lúc. Tiêu đề email cần phải phản ánh được nút độ quan trọng tới người nhận.

Những mẫu mã câu viết email quen thuộc

1. Mẫu câu trình bày lý do viết email

Phần trình bày vì sao được giới thiệu sau những câu chào hỏi thông thường ở vị trí đầu tiên. Bạn có thể một số chủng loại câu thân quen như sau:

I am writing khổng lồ you regarding… / in connection with…

→ Tôi viết e-mail này để tương tác về vấn đề

Further to…/ With reference to…

→ liên quan đến việc…

I am writing lớn you on behalf of…

→ Tôi cố gắng mặt…viết e-mail này để…

Might I take a moment of your time to…

→ Xin ông / bà / công ty được cho phép tôi…

Trong những cách viết trên thì cách viết sau cuối trang trọng nhất. Thường thực hiện trong công việc và là lần đầu tiên tương tác với công ty đối tác bất kỳ.

2. Mẫu câu yêu thương cầu, đề nghị

Yêu cầu, ý kiến đề nghị là các mẫu câu thông dụng nhất. Chủng loại câu này rất cần được lịch sự, ngắn gọn, chuyên nghiệp hóa và đặc biệt quan trọng hơn cả là phải ví dụ giúp bạn đọc né nhầm lẫn với các vấn đề khác. Gồm 4 mẫu mã câu yêu thương cầu, đề nghị thông dụng trong giờ đồng hồ anh như sau:

I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

→ Tôi cực kỳ cảm kích giả dụ ông / bà / công ty hoàn toàn có thể cung cấp cho thêm thông tin cụ thể về…

Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

→ Xin ông / bà / công ty vui lòng…

We are interested in…and we would lượt thích to…

→ chúng tôi rất niềm nở đến… và muốn…

We carefully consider…and it is our intention to…

→ công ty chúng tôi đã cảnh giác xem xét… và mong muốn được…

3. Chủng loại câu xin lỗi fan nhận email

Trong quy trình kinh doanh, hợp tác và ký kết rất cực nhọc tránh khỏi các sai sót không tính ý muốn. Để chỉ dẫn lời xin lỗi chân thành, lịch sự trong email, bạn có thể dùng các mẫu câu như sau:

We regret / are sorry khổng lồ inform you that…

→ chúng tôi rất tiếc phải thông tin với bạn rằng…

Please accept our sincere apologies for…

→ Xin hãy đồng ý lời xin lỗi thực lòng về…

We truly understand and apologize for…you are given due to…

→ công ty chúng tôi hoàn toàn hiểu với xin lỗi về những bất tiện đã tạo ra cho quý khách hàng do…

4. Đề cập mang lại tài liệu gắn thêm kèm

Gửi tài liệu đi kèm email là giữa những yếu tố cần thiết thiếu. Tuy nhiên một thư điện tử quá dài cùng không đề cập nhở sẽ gây nên ra trường hợp người nhận không quan tâm đến và quăng quật sót. Để kể nhở bạn nhận, bạn cũng có thể sử dụng một trong những mẫu câu như sau:

Please find attached…

→ Xin để ý đến….đã được đi cùng trong email.

Xem thêm: Lợi Ích Của Táo Đỏ Khô : Tác Dụng, Cách Chế Biến Và Những Lưu Ý Nên Biết

Attached you will find…

→ các bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong e-mail này.

I am sending you…as an attachment.

→ Tôi đã đính kèm…

Can you please sign & return the attached contract by next Friday?

→ Xin vui mừng ký và gửi lại bạn dạng hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau.

5. Mẫu câu kết thúc email

Email dịch vụ thương mại không cần được xong quá đơn giản. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng đầy đủ mẫu câu giữ liên lạc mang lại khoảng thời gian tiếp theo đối với người nhận bởi những mẫu mã câu dưới đây:

Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

→ trường hợp có ngẫu nhiên vấn đề gì, xin chớ ngần ngại tương tác với tôi.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.

→ Tôi hi vọng email này đã giải đáp vướng mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể hỗ trợ gì thêm, xin hãy liên hệ.

Please reply once you have the chance to…

→ Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…

We appreciate your help in this matter và look forward to lớn hearing from you soon.

→ cửa hàng chúng tôi đánh giá bán cao sự giúp đỡ của người sử dụng trong vụ việc này và mong muốn được nghe từ chúng ta sớm.

Cách viết e-mail bằng tiếng anh vào công việc

Trong công việc, phần nhiều các e-mail đều được sử dụng ngữ điệu trang trọng, không sử dụng cách viết tắt hoặc tiếng lóng trong tiếng anh.

1. Phần mở đầu

Chào hỏi, xưng hô với những người nhận bằng những mẫu câu:

1.1. Dear Mr. A / Mrs. A / Miss A

Nếu người nhận thư điện tử là thiếu nữ thì sử dụng Mrs dành cho phụ nữ đã kết hôn. Thực hiện Miss mang đến những thiếu phụ chưa lập gia đình. Nếu khách hàng không chắc chắn rằng về tình trạng hôn nhân gia đình của người nhận email, có thể sử dụng vẻ bên ngoài câu sau.

1.2. Dear Sir/ Dear Madam

Cần chú ý thêm một vấn đề trong mở đầu, người nhận thư là người nước ngoài, các bạn hãy xưng chúng ta với Last Name.

E.g. Chẳng hạn người nhận thư mang tên đầy đủ John Doe. Hãy xưng hô là: Dear Mr.Doe.

Trong ngôi trường hợp người nhận là người việt Nam, bạn có thể sử dụng Dear + tên riêng, thương hiệu đầy đủ, họ với tên.

E.g. Dear Mrs. Vu Thanh Binh

2. Phần ngôn từ chính

Phần nội dung chính giúp nắm rõ vấn đề của email. Hơn 90% thông tin đặc trưng sẽ bên trong phần này. Vày đó, các bạn cần chăm chú đến cấu trúc, phương pháp lập luận và ngữ điệu sử dụng.

Trường hợp vấn đáp email của một ai đó

Nếu có quý khách hỏi về các sản phẩm mà công ty bạn đã kinh doanh, bạn cũng có thể ghi gọn nhẹ như sau:

E.g Thanks for contacting Meta Media

Nếu công ty tuyển dụng giữ hộ email chứng thực những thông tin mà bạn đã nhờ cất hộ trước đó, bạn có thể viết như sau:

E.g. I am very happy lớn receive your email.

Với vấn đề bạn nói “Rất vui khi cảm nhận email” đang giúp cho người đọc cảm giác được tôn trọng cùng đối xử lịch sự. Điều này đã có công dụng đối với những e-mail quan trọng.

Trường hợp bạn dữ thế chủ động viết email

Trường hợp nhưng bạn chủ động viết thư điện tử cho một ai đó, trước khi thông báo đến người đọc nội dung chúng ta cũng có thể sử dụng các mẫu câu như sau:

I am writing to make a hotel reservation lớn ….

→ Tôi đang viết nhằm đặt phòng tiếp khách sạn cho …

I am writing with regard to your registration of ….

→ Tôi viết thư liên quan đến đăng ký của doanh nghiệp về …

With reference lớn our telephone conversation ….

→ liên quan đến cuộc trao đổi điện thoại cảm ứng thông minh của bọn họ …

Sau khi khởi đầu bằng những kiểu câu như trên, kế tiếp sẽ là phần nội dung thiết yếu của email. Tín đồ nhận email luôn luôn mong mong mỏi đọc qua câu chữ một cách mau lẹ nên hãy viết thiệt ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, thiết yếu tả và những dấu câu. Dưới đấy là các ngôi trường hợp thịnh hành trong thực tiễn mà bạn cũng có thể áp dụng.

2.1. Thư điện tử yêu cầu hoặc hỏi thông tin

Với văn bản này, bạn có thể bắt đầu bằng những kiểu câu như:

Could you please let me know…?

→ bạn cũng có thể cho tôi biết

I would appreciate it if you could please send me ….

→ Tôi sẽ rất vui lòng nếu như bạn gửi tôi

Please let me know…

→ làm cho ơn hãy đến tôi biết

2.2. Email đề nghị giúp sức / đề nghị hỗ trợ thông tin

We are happy lớn let you know that …

→ cửa hàng chúng tôi rất vui vẻ thông báo đến bạn rằng …

We are willing to lớn …

→ cửa hàng chúng tôi sẵn lòng …

Should you need any further information, please to tương tác …

→ nếu khách hàng cần thêm bất cứ thông tin gì, vui lòng liên hệ …

We regret khổng lồ inform you that …

→ chúng tôi rất nuối tiếc phải thông tin với chúng ta rằng …

2.3. Email nội dung phàn nàn

I am writing khổng lồ expres my dissatisfaction with …

→ Viết viết thư này để phân bua sự không ăn nhập về …

We regret to inform you that …

→ shop chúng tôi rất nhớ tiếc phải thông tin đến bạn rằng …

I am interested to hear …

→ Tôi đã rất suy nghĩ thông tin về …

2.4. Thư điện tử với ngôn từ xin lỗi

We would lượt thích to apologize for …

→ cửa hàng chúng tôi muốn gửi nhu cầu lỗi về …

Please accept our dearest apologies for …

→ làm cho ơn chấp nhận lời xin lỗi của shop chúng tôi cho …

I am afraid I will not be able to …

→ Tôi e rằng tôi bắt buộc …

*

3. Phần hoàn thành Email

Trước khi chấm dứt và ký kết tên, chúng ta cũng có thể sử dụng một trong những mẫu câu sau:

*

*

Cách viết email cho anh em hoặc người quen

1. Phần mở đầu

Phần mở đầu bao gồm những lời kính chào hỏi tương tự như như e-mail trong công việc. Bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau:

Hi ….Hello ….Dear ….

2. Phần ngôn từ chính

Nếu bạn có nhu cầu đi trực tiếp vào vấn đề

Just a quick chú ý to …

→ tôi chỉ muốn viết đôi cái để …

This is to lớn invite you lớn …

→ email này để mời các bạn …

I wanted lớn let you know that …

→ bạn muốn báo cho bạn biết rằng …

I’m writing to lớn tell you about …

→ mình muốn viết thư cho bạn để nói về …

Nếu chúng ta đang trả lời một bức thư của người nào đó

Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you.

→ Cảm ơn về email của bạn, thiệt là hoàn hảo khi được nghe tin từ bạn

2.1. Đưa ra yêu thương cầu, hỏi thêm thông tin

I was wondering if you could

→ Mình băn khoăn không biết bạn có thể

Do you think you could

→ các bạn có thể

Can you điện thoại tư vấn me

→ Cậu có thể gọi đến tớ

2.2. Đề nghị sự góp đỡ

I’m sorry, but I can’t …

→ Tớ xin lỗi, nhưng …

I’m happy to lớn tell you that …

→ Tôi vui miệng thông báo rằng …

Do you need a hand with …

→ chúng ta có nên tôi giúp một tay với việc …

→ Cậu cũng muốn tớ …

2.3. Phàn nàn về vấn đề gì đó

I’m sorry lớn say that you’re …

→ Tôi vô cùng tiếc buộc phải nói rằng bạn …

I hope you won’t mind me saying that …

→ Tôi mong các bạn sẽ không bi ai khi tôi nói rằng …

2.4. Thư với mục tiêu xin lỗiI’m sorry for the trouble I caused. (Tớ xin lỗi vị những vấn đề mà tớ gây ra)I promise it won’t happen again.Tôi hứa điều đó sẽ không xẩy ra một lần nữa)I’m sorry, but I can’t Tớ xin lỗi tuy vậy tớ ko thể2.5. Thư gồm tệp đính thêm kèm

I’m attaching/sending you

→ Tôi đã gửi kèm vào mail

Sorry, but I can’t mở cửa it. Can you send it again in PDF format?

→ Xin lỗi, mình không mở được file đó. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?

3. Phần kết thúc

Trước khi dứt thư yêu cầu thêm những câu sau:

Hope to hear from you soon.

Xem thêm: Tác Dụng Cây Ngũ Da Bì Có Tác Dụng Gì ? Cây Ngũ Gia Bì Có Tác Dụng Gì

→ Tớ hy vọng sẽ sớm nghe tin tức từ cậu)

I’m looking forward to seeing you.

→ Tôi rất hy vọng được gặp gỡ bạn)

Kí thương hiệu và kết thúc thư:

Thanks, (Cảm ơn)Thank you, (Cảm ơn bạn)With gratitude, (Với lòng biết ơn)Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly, (Chân thành)Regards/ Best regards/ Fond regards (Trâb trọng)Best wishes (Những lời chúc tốt đẹp nhất)Love (Yêu thương)Take care (Bảo trọng, giữ gìn sức khỏe)