CÁCH VIẾT EMAIL TIẾNG ANH CHUYÊN NGHIỆP

     

Bạn phải gửi cho người tiêu dùng nước xung quanh một tài liệu đặc biệt quan trọng nhưng lừng khừng viết thư điện tử bằng tiếng Anh vắt nào cho chăm nghiệp? Bạn thao tác tại một công ty đa đất nước và “tá hỏa” khi được sếp giao trách nhiệm viết thư điện tử mời toàn thể nhân sự đi họp?

Nếu bạn đã từng rơi vào ít nhất 1 trong các hai yếu tố hoàn cảnh trên thì đừng quăng quật qua bài viết này nhé. Hôm nay, dulichthienthai.vn sẽ share với bạn cách viết email bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp hóa kèm các mẫu thư điện tử thông dụng nhất. Bọn họ hãy bước đầu thôi nào!


1. Bố cục chung lúc viết e-mail bằng giờ đồng hồ Anh

Bước đầu tiên bạn cần làm nhằm viết được một thư điện tử thật chuyên nghiệp hóa bằng tiếp Anh chính là nắm vững tía cục. Nhìn chung, những email long trọng dù viết bằng ngôn ngữ nào cũng cần có ba phần chính là mở đầu, nội dung thiết yếu kết thúc.

Bạn đang xem: Cách viết email tiếng anh chuyên nghiệp

Để góp bạn thuận tiện hình dung, dulichthienthai.vn vẫn chỉ ra bố cục chung này dựa trên email cụ thể bên dưới:

1.1. Phần mở màn email giờ Anh

Nội dungEmail ví dụ
Lời chàoDear Ms. Wilson,⟶ Thưa/ gửi bà Wilson,
Lời khởi đầu (không bắt buộc)I hope this e-mail finds you well.⟶ Tôi hy vọng là bà vẫ khỏe./ Bà vẫn khỏe mạnh chứ?
Nội dungEmail ví dụ
Mục đích viết mailWith reference khổng lồ our previous meeting, I would lượt thích to send you the quotation of our fingerprint door locks.⟶ tương quan đến buổi họp trước của chúng ta, tôi xin mang đến bà báo giá của các mẫu khóa cửa điều khiển và tinh chỉnh bằng vân tay của mặt chúng tôi.
Nội dung đưa ra tiếtThe prices of all models are stated in the detailed quotation attached below.⟶ giá của tất cả các mẫu được kể trong báo giá cụ thể đính kèm mặt dưới.

1.2. Nội dung chủ yếu

Nội dungEmail ví dụ
Mục đích viết mailWith reference to lớn our previous meeting, I would like to send you the quotation of our fingerprint door locks.⟶ liên quan đến cuộc họp trước của bọn chúng ta, tôi xin được gửi đến bà báo giá của các mẫu khóa cửa tinh chỉnh bằng vân tay của mặt chúng tôi.
Nội dung đưa ra tiếtThe prices of all models are stated in the detailed quotation attached below.⟶ giá bán của tất cả các mẫu mã được nhắc trong báo giá cụ thể đính kèm mặt dưới.

1.3. Chấm dứt thư

Nội dungEmail lấy ví dụ
Đề nghị góp đỡ/cung cấp thêm thông tin nếu tín đồ đọc gồm nhu cầuFor further information, please liên hệ me via e-mail or at 0984 867 1xx.⟶ Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng tương tác với tôi qua e-mail hoặc gọi số 0984 867 1xx.
Mong ước ao nhận được ý kiến nhanh chóngI’m looking forward khổng lồ hearing from you.⟶ Tôi ước ao sớm nhận được ý kiến từ bà.
Lời cảm ơn fan đọcThanks!⟶ Cảm ơn bà!
Ký tênYours truly,⟶ Trân Trọng,(ký tên)

*

Đăng ký kết liền tayLấy ngay vàng khủng


Đăng ký kết liền tay - rước ngay rubi khủng


Nhận ưu đãi chi phí khóa học khóa học lên đến 40%


Khóa học tập mà chúng ta quan tâm:Khóa học tập Tiếng Anh tiếp xúc Ứng dụngKhóa học Luyện thi IELTS OnlineKhóa học Luyện thi IELTSKhóa học trình bày Tiếng AnhKhóa học tập Tiếng Anh cho dân ITKhóa học tập Tiếng Anh cho tất cả những người mất gốc

2. Giải pháp viết thư điện tử bằng giờ đồng hồ Anh chuyên nghiệp

2.1. Cách viết lời xin chào đầu thư

Để bảo đảm an toàn tính bài bản của một email công việc, bạn chỉ nên dùng ‘Dear…,’ thay vì chưng ‘Hi…,’ tuyệt ‘Hello…,’ các bạn nhé.

Phía sau ‘Dear’ chúng ta sẽ để tên của tín đồ nhận. Tên tín đồ nhận bắt buộc viết sau ‘Mr.’ (dùng mang đến nam, không rõ ràng đã kết hôn tốt chưa) hoặc ‘Ms.’ (dùng đến nữ, không rành mạch đã kết hôn hay chưa). Ta có thể dùng ‘Miss’ nhằm dùng cho tất cả những người phụ phụ nữ chưa kết hôn và ‘Mrs.’ cho những người phụ nữ giới đã kết hôn. Mặc dù nhiên, nếu khách hàng không biết về tình trạng hôn nhân gia đình hoặc muốn tôn vinh sự tôn kính với cuộc sống đời thường riêng bốn của tín đồ nhận, chúng ta có thể dùng ‘Ms.’.

Lưu ý:

Nếu tín đồ nhận là bạn nước ngoài, sau ‘Mr.’ hoặc ‘Ms.’, ta đã viết chúng ta (last name) thay vị tên (first name) của tín đồ nhận. Ví dụ, fan nhận thương hiệu Sarah (tên) Parker (họ), ta viết lời chào là ‘Dear Ms. Parker,’. Hoặc ta cũng rất có thể viết không thiếu tên họ của họ theo tứ tự first name (tên) trước, last name (họ) sau. Ví dụ: ‘Dear Ms. Sarah Parker,’.Nếu tín đồ nhận là người việt Nam, ta hoàn toàn có thể viết thương hiệu đệm cùng tên chính (VD: Mr. Anh Tuấn) hoặc tên họ khá đầy đủ của bọn họ (VD: Mr. Đoàn Anh Tuấn).Trong trường đúng theo ta chần chờ tên fan nhận, ta hoàn toàn có thể viết ‘Dear Sir,’ (dành cho nam, không minh bạch đã kết hôn giỏi chưa) hoặc ‘Dear Madam,’ (dành cho nữ, không biệt lập đã kết hôn hay chưa). Tuy nhiên, bạn không nên dùng giải pháp này thường xuyên mà nên cố gắng tìm hiểu tên của người nhận chúng ta nhé.Trong trường hợp tín đồ nhận là những người, ta sẽ dựa trên trường hợp rõ ràng để gọi những người đó. Ví dụ:

. Dear team,(Gửi team,) . Dear Accounting Department, (Gửi chống Kế toán,) . Dear marketing Team and HR team, (Gửi team sale và team HR,)

2.2. Bí quyết viết lời mở màn email bởi tiếng Anh

Trước khi mày mò về gần như mẫu câu lời mở đầu, chúng ta nên xem xét rằng vấn đề viết lời bắt đầu không bắt buộc. Sau thời điểm viết lời chào, bạn có thể trình bày luôn luôn mục đích viết email.

Lời bắt đầu thường được chia thành hai dạng:

Hỏi thăm sức khỏe người nhận.Cảm ơn vị trước đó bạn nhận đã đánh giá email của người sử dụng hoặc công ty động thư điện tử cho bạn.

Lưu ý:

Việc hỏi thăm sức khỏe không bắt buộc dùng với mọi đối tượng người dấn mà nên làm dùng với đông đảo người bạn đã có mối quan hệ nam nữ khá thân mật và thoải mái hoặc cảm thấy họ phù hợp được hỏi thăm. Đối cùng với những đối tượng người tiêu dùng còn lại, chúng ta nên trực tiếp đi thẳng liền mạch vào mục đích viết e-mail vì có không ít người khi làm cho việc, họ mê say ngắn ngọn và vào trực tiếp vấn đề nhằm tiếp kiệm thời gian.

Bảng tổng hợp những lời mở đầu:

Tiếng AnhTiếng Việt
I hope this (email) finds you well.Tôi ý muốn ông/ bà/ v.v. Vẫn khỏe.
I hope you had a great week.Tôi mong muốn ông/ bà/ v.v. Vẫn có một tuần tuyệt vời.
I hope you are all doing well.Tôi hi vọng mọi người đều khỏe.
Thank you for getting back to lớn me.Cảm ơn bởi vì đã phản hồi tôi.
Thank you for contacting me/ us/ ABC (tên công ty).Cảm ơn do đã liên hệ với tôi/ chúng tôi/ ABC.
I’m/ We’re happy to lớn receive your email.Tôi/ chúng tôi vui khi dìm được thư điện tử của bạn/ ông/ bà/ v.v.

2.3. Trình diễn mục đích viết thư bằng tiếng Anh

2.3.1. Khi phản hồi thư
Tiếng AnhTiếng Việt
I’m writing to reply khổng lồ your… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi viết email này để bình luận về… của bạn. Ví dụ: I’m writing to lớn reply khổng lồ your concern about the shipping delay. ⟶ Tôi viết e-mail này nhằm phản hồi lo lắng của chúng ta về sự việc việc giao hàng bị trì hoãn.
I’m writing with/ in regard to your… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi viết thư điện tử này để phản hồi về… của bạn. Ví dụ: I’m writing with regard lớn your request for a hàng hóa exchange.⟶ Tôi viết e-mail này để ý kiến yêu ước đổi thành phầm của ông/ bà.
2.3.2. Khi dữ thế chủ động viết thư
Tiếng AnhTiếng Việt
With reference to… (1), I would like to… (2) … (1): Điền (cụm) danh từ bỏ hoặc v-ing … (2): Điền rượu cồn từ nguyên chủng loại và kế tiếp là những thành phần quan trọng khácLiên quan tiền đến…, tôi muốn… Ví dụ: With reference to lớn our last discussion (1), I would lượt thích to send you the danh sách of the VIP guests (2). ⟶ liên quan tới buổi bàn bạc gần phía trên nhất của bọn chúng ta, tôi gửi đến anh/ chị/ các bạn danh sách những khách VIP.
I’m writing to… … : Điền rượu cồn từ nguyên mẫu mã và tiếp nối là các thành phần cần thiết khácTôi viết thư điện tử này để… Ví dụ: I’m writing this e-mail to request for a hàng hóa exchange. ⟶ Tôi viết e-mail này nhằm yêu ước đổi sản phẩm.
I’m writing with/ in regard to… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi viết email này nhằm bàn về/ tương quan đến… Ví dụ: I’m writing with regard to lớn our upcoming event. ⟶ Tôi viết thư điện tử này nhằm bàn về sự kiện tới đây của chúng ta.
I’m reaching out to… … : Điền đụng từ nguyên chủng loại và sau đó là các thành phần quan trọng khácTôi liên hệ để… Ví dụ: I’m reaching out to lớn make a complaint about your delivery service. ⟶ Tôi liên lạc nhằm khiếu vật nài về dịch vụ ship hàng của bên bạn.
I wish lớn draw your attention to… … : Điền (cụm) danh trường đoản cú hoặc v-ingTôi ước ao muốn chúng ta cũng có thể quan trọng điểm đến… Ví dụ: I wish khổng lồ draw your attention khổng lồ the problem we’re having with the photocopier we purchased from your company last week. ⟶ Tôi ước ao muốn bạn cũng có thể quan vai trung phong đến sự việc mà cửa hàng chúng tôi đang gặp mặt phải với sản phẩm photocopy mà chúng tôi mua từ công ty bạn tuần trước.

2.4. Những thông tin chi tiết khi viết thư điện tử bằng tiếng Anh

2.4.1. Bí quyết viết thư chỉ dẫn yêu mong hoặc hỏi thông tin
Tiếng AnhTiếng Việt
I would (highly) appreciate it if you could… … : Điền cồn từ nguyên chủng loại và kế tiếp là các thành phần quan trọng khác Tôi đã (rất) cảm kích nếu như khách hàng có thể… Ví dụ: I would highly appreciate it if you could send me the menu of the office supplies that your department needs before this Friday. ⟶ Tôi sẽ rất cảm kích nếu chúng ta có thể gửi tôi danh sách đồ văn phòng phẩm nhưng mà phòng ban của người tiêu dùng cần trước lắp thêm Sáu này.

Xem thêm: 7 Kiểu Tóc Mái Cho Mặt Tròn Nên Để Kiểu Tóc Mái Nào, Tóc Mái Thưa Mặt Tròn

I would be grateful if you could… … : Điền hễ từ nguyên mẫu và tiếp nối là những thành phần quan trọng khácTôi đã cảm kích nếu bạn có thể… Ví dụ: I would be grateful if you could inform me of the number of attendants of our upcoming event. ⟶ Tôi sẽ cảm kích nếu bạn có thể thông báo mang đến tôi số lượng người tham dự của sự kiện sắp cho tới của bọn chúng ta.
It would be great if you could… … : Điền hễ từ nguyên chủng loại và sau đó là những thành phần quan trọng khácSẽ thiệt tuyệt nếu như khách hàng có thể… Ví dụ: It would be great if you could help us get the liên hệ of Ms. Wilson- the client we mentioned in our discussion this morning. ⟶ vẫn thật tốt nếu chúng ta có thể giúp công ty chúng tôi xin thông tin liên lạc của bà Wilson- quý khách mà bọn họ đã đề cập đến trong buổi bàn luận sáng nay.
It would be a great support/ help if you could… … : Điền đụng từ nguyên mẫu mã và tiếp nối là những thành phần cần thiết khácSẽ là 1 trong những sự hỗ trợ/ trợ giúp tuyệt vời nếu như bạn có thể… Ví dụ: It would be a great help if you could send us the minutes of our last meeting tomorrow. ⟶ Sẽ là 1 sự hỗ trợ tuyệt vời nếu bạn có thể gửi cho công ty chúng tôi biên bạn dạng của cuộc họp gần đây nhất trong thời gian ngày mai.
2.4.2. ý kiến về yêu mong hoặc cung cấp thông tin
Tiếng AnhTiếng Việt
The… that you need is attached below. … : Điền (cụm) danh tự hoặc v-ing … nhưng mà bạn cần phải đính kèm mặt dưới. Ví dụ: The danh mục of VIP guests that you need is attached below. ⟶ list khách VIP nhưng mà bạn cần phải đính kèm mặt dưới.
The… that you’re seeking can be found in the… attachment below. … : Điền (cụm) danh trường đoản cú hoặc v-ing … mà bạn đang tìm kiếm rất có thể được tìm thấy trong file gắn thêm kèm mặt dưới. Ví dụ: The detailed price information that you’re seeking can be found in the attachment below. ⟶ Thông tin chi phí chi máu mà bạn đang tìm kiếm rất có thể được tìm kiếm thấy vào tệp gắn thêm kèm bên dưới.
I’m/ We’re glad to inform you that I/ we can… … : Điền động tự nguyên mẫu và kế tiếp là các thành phần cần thiết khácTôi/ cửa hàng chúng tôi lấy làm vui khi thông tin với các bạn rằng tôi/ cửa hàng chúng tôi có thể… Ví dụ: I’m glad lớn inform you that I can absolutely get the tương tác you need within today. I will forward the information to you as soon as I get it. ⟶ Tôi lấy có tác dụng vui khi thông tin với bạn rằng tôi chắc chắn có thể lấy thông tin liên lạc mà các bạn cần trong ngày hôm nay. Tôi sẽ đưa tiếp tin tức đến bạn ngay trong khi tôi dấn được.
2.4.3. Giải pháp viết thư khiếu nại bằng tiếng Anh
Tiếng AnhTiếng Việt
… has negatively affected… … : Điền (cụm) danh tự hoặc v-ing … sẽ (và đang) tác động tiêu rất lên… Ví dụ: The delay in your delivery has negatively affected our productivity. We need the equipment for our production. ⟶ Sự trì hoãn/ chậm chạp trong việc ship hàng của bên các bạn đã với đang ảnh hưởng tác động tiêu rất lên năng suất của chúng tôi. Bọn chúng tôi quan trọng bị nhằm sản xuất.
I/ We found… (1) (very/ quite)… (2) … (1): Điền (cụm) danh trường đoản cú hoặc v-ing … (2): Điền tính từTôi/ cửa hàng chúng tôi thấy… (rất/ khá)… Ví dụ: We found the quality of the printer quite disappointing. ⟶ cửa hàng chúng tôi thấy unique của trang bị in khá xứng đáng thất vọng.
I/ We absolutely would lượt thích to see your immediate effort in… … : Điền (cụm) danh tự hoặc v-ingTôi/ shop chúng tôi hoàn toàn mong mỏi thấy sự nỗ lực cố gắng tức thì của (các) các bạn trong việc… Ví dụ: We absolutely would lượt thích to see your immediate effort in improving the service. ⟶ cửa hàng chúng tôi hoàn toàn ý muốn thấy sự cố gắng nỗ lực tức thì của bên các bạn trong việc nâng cao dịch vụ.
I’m/ We are interested in how your company can hóa trang for… I/ we have experienced. … : Điền (cụm) danh trường đoản cú hoặc v-ingTôi/ chúng tôi đang vồ cập về việc công ty chúng ta cũng có thể bồi thường như thế nào cho … mà công ty chúng tôi phải trải qua. Ví dụ: We are interested in how your company can trang điểm for the inconvenience that we have experienced. ⟶ bọn chúng tôi suy xét việc công ty của bạn cũng có thể bồi thường như thế nào cho sự phiền phức mà cửa hàng chúng tôi đã trải qua.
Unless this problem is solved promptly và thoroughly, then, unfortunately, we will have to take further action.Nếu sự việc này ko được giải quyết nhanh lẹ và thấu đáo, chúng tôi e rằng cửa hàng chúng tôi sẽ phải có biện pháp quyết liệt hơn.
2.4.4. Biện pháp viết e-mail xin lỗi bởi tiếng Anh
Tiếng AnhTiếng Việt
I/ We sincerely apologized for… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing Tôi/ shop chúng tôi chân thành xin lỗi về… Ví dụ: We sincerely apologized for your unpleasant experience. ⟶ công ty chúng tôi chân thành xin lỗi về trải nghiệm không xuất sắc của bạn.
Please allow me/ us lớn apologize for… … : Điền (cụm) danh tự hoặc v-ing Cho phép tôi/ cửa hàng chúng tôi được xin lỗi về… Ví dụ: Please allow us khổng lồ apologize for the delay in the delivery of your order. ⟶ cho phép tôi/ chúng tôi được xin lỗi về sự chậm rì rì trong việc giao giao dịch của bạn.
Please accept my/ our sincere apology for… … : Điền (cụm) danh từ bỏ hoặc v-ingMong các bạn sẽ chấp thừa nhận lời xin lỗi thực tâm của tôi/ shop chúng tôi về… Ví dụ: Please accept our sincere apology for the inconvenience. ⟶ Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi thực bụng của cửa hàng chúng tôi về sự phiền toái này.
Please let us know what we can vị to compensate for… … : Điền (cụm) danh trường đoản cú hoặc v-ingMong chúng ta cho cửa hàng chúng tôi biết chúng tôi có thể làm những gì để bồi thường/ bù đắp cho… Ví dụ: Please let us know what we can vì chưng to compensate for your unpleasant experience. ⟶ hy vọng bạn cho công ty chúng tôi biết công ty chúng tôi có thể làm gì để bù đắp mang đến trải nghiệm không tốt của bạn.
2.4.5. Thư thông tin hoặc thắc mắc về file thêm kèm
Tiếng AnhTiếng Việt
Kindly find the information in the attachment(s) below. Vui lòng đọc thông tin trong (những) tệp gắn kèm bên dưới.
You can find… in the file(s) attached below. … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing Bạn rất có thể tìm thấy… trong (những) tệp được lắp kèm mặt dưới. Ví dụ: You can find the detailed quotation in the file attached below. ⟶ bạn cũng có thể tìm thấy báo giá cụ thể trong tệp được lắp kèm bên dưới.
Please accept my/ our sincere apology for… … : Điền (cụm) danh trường đoản cú hoặc v-ingMong các bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi tình thực của tôi/ shop chúng tôi về… Ví dụ: Please accept our sincere apology for the inconvenience. ⟶ Mong bạn sẽ chấp dìm lời xin lỗi thành tâm của công ty chúng tôi về sự phiền toái này.

Xem thêm: Các Loại Thuế Phải Nộp Khi Mua Bán Nhà Đất 2020, Những Đối Tượng Nào Được Miễn Thuế Phí

I’m sending you … as an attachment. … : Điền (cụm) danh tự hoặc v-ingTôi gửi cho mình … dưới dạng tệp gắn thêm kèm. Ví dụ: I’m sending you the contract as an attachment. ⟶ Tôi gửi cho mình hợp đồng dưới dạng tệp thêm kèm.
I’m afraid I can’t xuất hiện the attachment(s). Could you please help me check it/ them?Tôi e là tôi chẳng thể mở (các) tệp lắp kèm. Bạn cũng có thể giúp tôi kiểm soát nó/ chúng được không?
Could you please send… again in PDF format? … : Điền (cụm) danh từ bỏ hoặc v-ingBạn có thể gửi lại … dưới dạng PDF được không? Ví dụ: Could you please send the contract again in PDF format? ⟶ chúng ta cũng có thể gửi lại hòa hợp đồng bên dưới dạng PDF được không?
2.4.6. Đề nghị trợ giúp hoặc cung cấp thêm tin tức – diễn tả sự mong chờ phản hồi
Tiếng AnhTiếng Việt
For further information, please reach/ contact me at… … : Điền showroom email/ số năng lượng điện thoại/ cả hai Để hiểu biết thêm thông tin, vui lòng tương tác với tôi qua… Ví dụ: For further information, please reach me at abc
kimsa88
cf68