CÁCH TRỘN THƯ TRONG WORD VÀ EXCEL 2010

     

Trộn thư (Mail Merge) là pháp luật vô cùng hiệu quả trong tin học tập văn phòng. Nó cung ứng con người tạo nên thư, thiệp, email, tựa thư số lượng lớn nhanh chóng bằng cách trộn dữ liệu từ Excel sang trọng Word. Gắng thể, làm vậy nào để tạo thư từ động qua phương thức này? Tin học MOS đang hướng dẫn các bạn ngay dưới đây.

Bạn đang xem: Cách trộn thư trong word và excel 2010


Chuẩn bị file trước khi trộn tài liệu từ Excel thanh lịch Word

Để hoàn toàn có thể tiến hành trộn dữ liệu, bạn cần phải có 2 các loại tài liệu bao gồm: văn bản Word đựng mã từng phần, bảng tính Excel chứa đầy đủ thông tin cần thiết.

*

Mẫu tệp tin word dạng thư được tạo

Lưu ý rằng các cột trong Excel yêu cầu trùng khớp với các mã phần thiết lập cấu hình trong Word. Ví như tệp Excel tất cả chứa dữ liệu dạng thời gian, quý giá tiền tệ hoặc mã số bưu điện bắt đầu hay dứt bằng số 0, hãy chắc hẳn rằng rằng tôi đã chọn đúng định hình số, ngày, đơn vị chức năng để tránh sự bự chảng cho thư được tạo thành cuối cùng.

*

Bảng tính excel chứa rất đầy đủ thông tin khớp với word

*

Chọn đúng định hình dữ liệu trước khi trộn

Trộn dữ liệu từ Excel sang trọng Word để tạo thành thư tự động

Có hơi nhiều phương pháp để trộn tài liệu từ Excel quý phái Word. Tuy nhiên, sau thời điểm tổng thích hợp lại, cách làm hối hả và đơn giản nhất được tiến hành như sau:

Bước 1: Mở lá thư, email, bì thư đã biên soạn sẵn trong Word. Vào thẻ Mailings,  chọn Start Mail Merge rồi chọn kiểu trộn thư: Mail (thư), email, tem thư, phân bì thư,…

*

Ví dụ của công ty chúng tôi chọn bao thơ – Envelopes…

Bước 2: Cũng trong thẻ Mailings, chọn Select Recipients và lựa chọn Use an Existing List…

*

Bước 3: 1 hộp thoại new hiện ra, bạn tìm cùng chọn đường truyền đến tệp Excel chứa thông tin đã tạo ra và nhận Open

*

Bước 4: Tại hộp thoại Select Table click chọn Ok

*

Bước 5: Mở Edit Recipients List nhằm mở hộp thoại sản phẩm 3, sa thải bớt tín đồ nhận cùng nhấn Ok, danh sách người nhận cùng thông tin đã được xác nhận.

*

Bước 6: Tùy từng loại văn phiên bản trộn khác biệt sẽ gồm thêm phần tin tức khác nhau. Chúng ta cũng có thể tự chọn kiểu showroom hoặc dòng chào hỏi sinh sống Address Block Greeting Line. Nếu không, lựa chọn Insert Merge Field. Chú ý đặt nhỏ trỏ chuột tại đúng vị trí của những thông tin.

Xem thêm: Sự Khác Nhau Nhà Thầu Chính Và Nhà Thầu Phụ Và Nhà Thầu Phụ Trong Đấu Thầu

*

Bước 7: Click vào Preview Results để xem trước khi hoàn thiện. Khi đang hài lòng, lựa chọn Finish và Merge để in hoặc giữ hộ mail chung.

*

Trường hợp bạn có nhu cầu chỉnh sửa thêm thì lựa chọn Edit Individual Documents để thay đổi từng phần lá thư.

Thực hiện dứt 7 cách này, việc tạo thư auto bằng biện pháp trộn dữ liệu từ Excel lịch sự Word đã hoàn thành. Các bạn sẽ có được đông đảo bức thư chuyên nghiệp hóa nhanh chóng mà không tốn các công sức.

Xem thêm: Cách Nấu Cháo Cá Chép Thơm Ngon, Bồi Bổ Sức Khỏe Cho Bà Bầu Và Trẻ Nhỏ

Bạn vẫn còn đấy thắc mắc về tính năng này với muốn đọc thêm nhiều kỹ năng tin học công sở Word, Excel thú vị. Hãy liên hệ với đội ngũ của Trung tâm để được giải đáp kỹ lưỡng.

Thông tin liên hệ 

Trung trung ương tin học văn phòng MOS – Viện tài chính và dịch vụ thương mại Quốc tế – Đại học tập Ngoại Thương