Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel

     

Quản lý kho được coi như “xương sống” trực tiếp tác động đến mọi buổi giao lưu của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vừa và bé dại có con số hàng hóa không thực sự lớn thường cai quản kho đồ vật tư bằng Excel để tối ưu đưa ra phí. Mặc dù việc áp dụng Excel để thống trị kho đòi hỏi các tài năng nhanh nhạy cảm và chủ yếu xác. Trong nội dung bài viết dưới đây, dulichthienthai.vn đã hướng dẫn các bạn cách làm chủ kho bằng Excel và đem lại các mẹo có lợi trong câu hỏi xây dựng và sử dụng file Excel thống trị kho đối chọi giản.

Bạn đang xem: Cách quản lý kho hiệu quả bằng excel


Những hàm bao gồm được sử dụng trong Excel để thống trị khoCác mẹo khi cai quản kho hàng bằng Excel hoặc Google SheetsƯu cùng nhược điểm của việc thống trị kho bởi Excel/Google SheetsNhững nguyên nhân bạn yêu cầu chuyển sang áp dụng phần mềm thống trị kho chăm nghiệpGiới thiệu phần mềm dulichthienthai.vn và Module làm chủ kho

File Excel thống trị kho

Mỗi sản phẩm & hàng hóa lại gồm các đặc điểm khác nhau, có loại thống trị theo seri/Imei, gồm loại thống trị theo lô date, có loại lại làm chủ theo thành phần,..Hãy bảo đảm rằng, bạn đã sở hữu trong tay file thống trị kho Excel tương xứng với món đồ mà bạn đang kinh doanh, kiêng tình trạng bán sản phẩm công nghệ lại sở hữu file làm chủ kho mặt hàng thời trang, thực phẩm.

Bạn rất có thể tải chủng loại file excel thống trị kho tổng quát và thêm bớt các hàng cột sao cho tương xứng với mặt hàng mà bạn kinh doanh. Chẳng hạn, với những loại mỹ phẩm hạn chế sử dụng, chúng ta cũng có thể bổ sung thêm cột lô date từ kia để nhận thấy được lô hàng này còn có hạn thực hiện đến bao giờ. Với hàng seri/imei, chúng ta hãy bổ sung cập nhật thêm cột serie/imei để có thể làm chủ lượng mặt hàng tồn kho bằng mã imei chủ yếu xác.


*

Trong tệp tin Excel cai quản kho này các bạn cần các trường thông tin sau:

Xuất khoNhập khoTồn kho

Tuy nhiên, cần để ý rằng, Excel là giải pháp quản lý kho solo giản, dó kia nó không cân xứng để làm chủ lượng hàng hóa lớn với hàng trăm cột thông tin. Nếu quản lý lượng sản phẩm & hàng hóa lớn như vậy bằng Excel, bạn cũng có thể mất các thời gian thống kê giám sát đồng thời rất khó khăn theo dõi với cập nhật.

Quản lý hàng tồn kho bằng Excel là trong số những cách giúp người chủ cửa hàng nhỏ tuổi quản lý hàng hóa một cách thuận lợi và dễ dàng hơn. Đây là phương thức được những chủ cửa hàng sử dụng để kiểm soát số số lượng hàng hóa tồn kho.

Những hàm thiết yếu được sử dụng trong Excel để thống trị kho

Một điều rất là quan trọng nhằm bạn áp dụng file excel cai quản kho một cách tiện lợi nhất kia là yêu cầu nắm được những kỹ năng và kiến thức cơ bản về excel. KiotViet sẽ chia sẻ một số hàm cơ phiên bản để bạn thao tác làm việc xử lý những dữ liệu cấp tốc nhất.

Hàm tìm kiếm


*

Hàm kiếm tìm kiếm là hàm được thực hiện thường xuyên so với các nhân viên kế toán kho. Hàm search kiếm dùng làm tìm tìm trả về tên đối chọi hàng, mã hãng,… giỏi các thông số kỹ thuật về khách hàng hàng, người tiêu dùng hàng,… Hàm kiếm tìm kiếm tất cả hàm VLOOKUP với HLOOKUP.

Trong đó, hàm VLOOKUP giúp tìm kiếm cùng tham chiếu đến các dữ liệu dạng cột.

Công thức: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,)

Hàm HLOOKUP giúp bọn họ tìm kiếm giá trị ở hàng ngang.

Công thức: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num,)

Hàm đk IF

Hàm điều kiện IF là hàm cũng hay được sử dụng trong kế toán kho. Hàm IF trả về cực hiếm 1 nếu đk đúng và trả về quý hiếm 2 nếu đk sai. Hàm IF thường xuyên được dùng làm lập bảng biểu cai quản hàng hóa xuất nhập.

Công thức: IF(logical_test,,)

Hàm tổng có điều kiện SUMIF

Hàm SUMIF dùng để làm tính tổng, đối với một nhân viên kế toán kho thì đó là hàm được sử dụng nhiều nhất. Hàm đang trả về giá tổng của các ô phải tính. Mặc dù nhiên, tổng này phải thỏa mãn nhu cầu được những vùng đk đã chuyển ra.

Công thức: SUMIF(range,criteria,)

Hàm LEFT

Trong Excel, hàm LEFT được sử dụng nhằm mục tiêu mục đích lấy các ký từ phía bên trái của một chuỗi văn bản.

Công thức: LEFT(ô cất chuỗi yêu cầu lấy, số ký kết tự hy vọng lấy)

Hàm LEN

Hàm LEN được sử dụng để đếm tổng số ký tự.

Công thức: LEN(ô cất chuỗi yêu cầu đếm)

Ngoài ra, hàm LEN cũng có chức năng đếm tổng chữ số, chữ cái và khoảng tầm trắng.

Hàm SUBTOTAL

Hàm SUBTOTAL được thực hiện với mục đích giám sát và đo lường một nhóm nhỏ trong một danh sách hoặc bảng dữ liệu. Tùy trực thuộc vào các phép tính mà fan sử dụng có thể chọn trong đối số.

Công thức: SUBTOTAL(Đối số buộc phải tính)

Quản lý kho với Google Sheets


*

Quản lý kho bằng Google Sheets giỏi Google Drive mang lại cho bạn lợi ích lớn nhất đó là nó được cho phép nhiều bạn cùng nhập tài liệu được. Dưới đây là cách quản lý kho bằng Google Sheets:

Bước 1: tạo file cai quản kho trực tiếp trên top mạng tìm kiếm google Sheets hoặc cài lên file mẫu bao gồm sẵn

– tạo thành file thống trị kho sản phẩm trực tiếp trên trang nhất google Sheet:

Sau lúc click thì Google Sheets sẽ auto tạo 1 tệp tin Excel new tính bên trên trình để ý của bạn

– download lên file mẫu mã đã gồm sẵn lên google sheets

Sau đó click vào nút “Mới”Tiếp đến, bấm vào “Tải tệp lên”, khi cửa sổ chọn tệp tin hiện lên, bạn chỉ cần chọn tệp tin rồi tải lên là xong

Bước 2: share cho không ít người và chỉnh sửa quyền truy nã cập

Bước 2: bấm vào phải vào file cần chia sẻBước 3: dìm nút “Chia sẻ”Bước 4: Khi hành lang cửa số hiện lên, các bạn hãy nhập địa email của bạn được phân quyền và chọn quyền chỉ được xem (View-only) tuyệt được chỉnh sửa (Edit) hoặc comment (Comment)Bước 5: thừa nhận “Xong” nhằm hoàn tất việc phân quyền người dùng bằng google sheet

Bước 3: Khai báo danh mục, nhập liệu và xem báo cáo

Khi đã gồm file thống trị kho cùng hoàn tất vấn đề phân quyền cho người truy cập, bây giờ chúng ta có thể tiến hành nhập liệu và quản lý kho bằng các hàm thống kê giám sát mà cửa hàng chúng tôi đã đề cập mặt trên.

Các mẹo khi cai quản kho hàng bằng Excel hoặc Google Sheets


*

Excel là lựa chọn thay thế cho các phần mềm quản lý kho, cân xứng với các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa không quá lớn. Với bộ hiện tượng và tính năng 1-1 giản, excel giúp các doanh nghiệp cai quản tồn kho cùng với mức ngân sách phải chăng và thao tác vô cùng đơn giản. Dưới đấy là các mẹo để chúng ta cũng có thể quản lý kho bằng Excel đơn giản và dễ dàng và hiệu quả.

Tránh các lỗi do kiểm kê Excel

Một trong số những lý do khiến cho các công ty lớn không sử dụng Excel để làm chủ kho chính là vì hình thức này liên tục mắc lỗi. Trên thực tiễn rất khó khăn để tìm ra vì sao gây ra lỗi trong bảng tính và tài liệu cứng, trừ khi bạn biết đúng đắn các lỗi này bắt đầu từ đâu và tìm tìm chúng. Biện pháp duy nhất để tránh chứng trạng lỗi trên excel là tự review và kiểm tra từng ngày nhằm sút thiểu những sai sót.

Cập nhật tức thì lập tức

Để tránh những sự rứa đáng tiếc, nhà quản lý cần đảm bảo an toàn bất cứ nhân viên nào triển khai xử lý đơn hàng đều phải cập nhật dữ liệu trên excel tức thì lập tức. Excel chưa phải là giải pháp cai quản kho theo thời hạn thực, vì vậy số liệu và các giá trị tồn kho trên thực tiễn thường không gần kề với số liệu trên bảng tính. Nhà làm chủ cần cần thường xuyên update dữ liệu về hàng tồn kho thực tế để bảo vệ có đủ số lượng hàng hóa cung cấp ra thị trường.

Thường xuyên tích phù hợp dữ liệu


*

Hàng tháng, các doanh nghiệp yêu cầu dành thời gian tích phù hợp và update lại dữ liệu để sinh sản biểu đồ vật phác thảo số lượng hàng hóa xuất kho theo từng kỳ. Công việc này nên được triển khai hàng tháng, mặt hàng quý, đặc biệt quan trọng vào các thời gian cao điểm như lễ tết hoặc có chương trình khuyến mãi. Trong số những hạn chế lớn của Excel chính là không thể chuyển ra report và phân tích theo thời gian. Tuy nhiên, nếu người tiêu dùng dành thời hạn để tích hợp tài liệu vào bảng tổng hợp thì sự việc sẽ được dễ dãi giải quyết. Việc này mặc dù tốn thời hạn nhưng lại với đến kết quả khá khả quan, giúp doanh nghiệp có thể theo dõi và giám sát doanh số bán sản phẩm theo từng giai đoạn.

Xem thêm: Lịch Sử Hình Thành Trái Đất Hình Thành Như Thế Nào ? Trái Đất Hình Thành Như Thế Nào

Đánh giá dữ liệu

Quản lý kho bởi Excel miễn chi phí giúp doanh nghiệp rất có thể theo dõi không khí kho hàng. Mặc dù nhiên, để chế độ này với đến tác dụng cao nhất, nhà quản lý cần bảo đảm an toàn theo dõi kho và đo lường và thống kê một biện pháp hợp lý. Câu hỏi xem xét kỹ lưỡng các số liệu mà bạn đang sử dụng trong đo lường và thống kê sẽ bảo đảm an toàn mang đến các thông tin thiết yếu xác, hạn chế những sai sót với giúp tiết kiệm thời gian.

Kiểm kê và review tổng quan

Quản lý kho bởi Excel cần lực lượng lao động để nhập dữ liệu, hoặc công ty cần liên kết máy quét mã vạch với khối hệ thống bảng tính. Nói cách khác rằng ko phải toàn bộ các chuyển động trên Excel phần nhiều được tự động hóa. Bởi vì vậy, sử dụng Excel thường xuyên dẫn đến những rủi ro bởi trong quy trình nhập liệu mắc lỗi hoặc do người sử dụng sắp xếp lại quá nhiều lần, hay vì chưng mức lợi tức đầu tư bị đánh giá quá cao hoặc quá thấp. Điều này xảy ra hoàn toàn có thể khiến thừa trình quản lý kho của doanh nghiệp bị gián đoạn, thậm chí xảy ra sự cố. Chính vì vậy, nhà cai quản cần phải theo dõi rất nhiều thứ và chất vấn lại số liệu mỗi ngày.

Ưu cùng nhược điểm của việc thống trị kho bằng Excel/Google Sheets


Quản lý kho bởi file Excel có một trong những ưu nhược điểm như sau:

Ưu điểm

Thao tác rất đơn giản dễ dàng và dễ sử dụngTính đại trà cao, rất có thể tải và thực hiện miễn phí, từ này sẽ tiết kiệm giá cả sử dụngCó thể chủ động thêm giảm dữ liệuThích phù hợp với các công ty vừa và nhỏ với các bước quản lý bán sản phẩm đơn giản

Nhược điểm

Dữ liệu không được bảo mật, tác động đến những thông tin đặc biệt của doanh nghiệpChỉ tương xứng xử lý lúc có dung tích nhỏ. Khi các nghiệp vụ tăng thêm tốc độ xử trí dữ liệu bị chậm điKhông cung ứng thống kê số liệu và báo cáo chi tiếtExcel cai quản kho đơn giản, chỉ cho 1 người thao tác trên một bảng tính. Công ty lớn sẽ yêu cầu tốn thêm lực lượng lao động và thời gianKhông thể lập hóa đơn, tự đó hạn chế việc link với những thiết bị buôn bán hàngNhập liệu một cách thủ công, mất thời hạn và dễ sai sótQuản lý công nợ với người sử dụng và nhà cung ứng dễ bị nhầm lẫnKhông hay xuyên update số liệu cùng với các thành phần khác

Với các doanh nghiệp lớn có tương đối nhiều số liệu, nghiệp vụ bán hàng phức tạp và con số hàng hóa, quý khách nhiều, thì excel rất khó đáp ứng. Người làm chủ sẽ khó khăn theo dõi bởi thông tin rời rạc. Điều này dẫn mang lại không thể tiến hành được việc link số liệu nhằm xây dựng report chi tiết.

Những nguyên nhân bạn nên chuyển sang sử dụng phần mềm thống trị kho chăm nghiệp

Sử dụng phần mềm làm chủ kho để giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nguồn nhân lực, thời gian, giá cả và đưa về rất nhiều tiện ích khác nữa.

Tiết kiệm nguồn nhân lực


Chi giá thành về nhân sự khôn xiết tốn yếu khi tất cả một khối lượng lớn các món đồ cần quản lý vì thời điểm ấy, doanh nghiệp lớn cần không ít nhân viên thao tác làm việc tại kho. Ví như sử dụng các phần mềm quản lý kho siêng nghiệp, những công ty chắc chắn sẽ cắt giảm được tối phần nhiều lượng nhân viên; đồng thời tạo điều kiện cho việc cai quản nhân sự trở nên tiện lợi và hiệu quả.

Quản lý đúng chuẩn số lượng hàng tồn kho

Khi sử dụng các phần mềm làm chủ kho hàng, ngoài câu hỏi tối ưu hóa hoạt động lưu kho, tận dụng buổi tối đa không khí lưu trữ vào kho thì còn khiến cho doanh nghiệp thống trị số lượng mặt hàng tồn kho vô cùng đúng chuẩn dựa vào những thông tin về mẫu mã, số lô, quy cách, hạn sử dụng,…

Việc luôn nắm chắc con số sản phẩm, số loại mặt hàng sẽ giúp công ty luôn đáp ứng đủ nhu ước của khách hàng hàng. Hơn nữa, với phần mềm quản lý kho siêng nghiệp, nhà cai quản sẽ gồm cái nhìn toàn diện nhất về lượng sản phẩm tồn ở tất cả các kho, từ kia giúp bớt tồn kho đến cả tối thiểu, tránh việc ứ ứ đọng vốn nỗ lực định.

Quản lý chi tiết và định nút từng một số loại mặt hàng

Các phần mềm thống trị kho hàng bây giờ đều tất cả hỗ trợ quản lý các mặt hàng trong kho theo rất nhiều đơn vị thống kê giám sát khác nhau (m, cm, tấn, tạ, yến, kg, thùng, bao, chai, lọ,…), nhờ kia việc cai quản một cách chính xác định mức sản phẩm & hàng hóa trong kho trở nên dễ dàng và đơn giản và gấp rút hơn lúc nào hết.


Chẳng hạn, trong kho vật tư của một công ty sản xuất và triển lẵm thuốc với vật dụng y tế: tất cả 100 thùng thuốc Panadol, 150 hộp thuốc Bionic. Những thông số kỹ thuật này sẽ hầu hết được thống trị một cách dễ dàng trên phần mềm làm chủ kho.

Ngoài ra, khi links với các phần mềm kế toán thì phần mềm làm chủ kho còn hoàn toàn có thể hỗ trợ việc đo lường và thống kê lượng nguyên liệu, đồ vật tư trước lúc đưa vào sản xuất, tính toán chi phí sản phẩm, tính định mức vật tư cho một sản phẩm cụ thể.

Cung cấp report chi máu tức thì

Hiện nay, những phần mềm quản lý kho đều có chức năng lập report với văn bản và bề ngoài theo nhu cầu của người dùng, dựa trên những dữ liệu được cập nhật liên tục trên phần mềm. Các báo cáo có thể được trình bày dưới hiệ tượng sơ đồ, bảng biểu, biểu đồ nhằm biểu diễn những thông số, dữ liệu trong báo cáo từ đó mang đến cái chú ý sinh động, trực quan nhất cho người xem.

Ngoài ra, nhân viên kế toán kho hoàn toàn rất có thể xuất báo cáo ra file excel dễ dàng.

Đảm bảo bình an thông tin nhờ kỹ năng phân quyền mạnh khỏe mẽ

Các phần mềm cai quản kho có chức năng phân quyền cho nhân viên theo chức vụ, quyền lợi của chúng ta trong doanh nghiệp. Tức là không phải ai ai cũng được cung cấp quyền truy vấn vào toàn bộ các module, hoặc có thể bị giới hạn thao tác với dữ liệu, bao gồm dữ liệu, nhân viên cấp dưới chỉ có thể xem nhưng lại không sửa hoặc xóa được.

Giới thiệu phần mềm dulichthienthai.vn với Module quản lý kho

Về dulichthienthai.vn


dulichthienthai.vn là một phần mềm hoạch định nguồn lực công ty được xây dựng dựa vào Odoo – ứng dụng ERP phổ biến bậc nhất thế giới với nhiều ưu điểm vượt trội. dulichthienthai.vn được cải tiến và phát triển với hơn 30 phân hệ cốt lõi, 1000 ứng dụng tùy chỉnh linh hoạt với mạng lưới lên đến 4.5 triệu người dùng trên toàn cụ giới.

Ưu điểm của dulichthienthai.vn

– chiến thuật toàn diện

dulichthienthai.vn hỗ trợ đầy đủ các chiến thuật quản trị cho 1 doanh nghiệp. Tất cả các vận dụng và module này được tích hợp đồng điệu trên cùng một hệ thống.

– chi tiêu triển khai thấp

Dựa trên nền tảng mã mối cung cấp mở (Open source), dulichthienthai.vn chất nhận được các doanh nghiệp xúc tiến với đưa ra phí thuở đầu tương đối thấp, thậm chí là thấp hơn những so với giải pháp ERP khác.

– nền tảng dễ mở rộng

Các doanh nghiệp rất có thể dễ dàng tích vừa lòng thêm vận dụng của bên thứ 3 (chẳng hạn: thương mại & dịch vụ vận chuyển, cổng thanh toán,…), đồng thời tùy chỉnh ứng dụng sẵn gồm hoặc thêm người tiêu dùng mới.

– giao diện dễ sử dụng

Với bối cảnh kéo thả tương thích với website và các thiết bị di động, dulichthienthai.vn giúp người tiêu dùng quản lý các bước một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Module quản lý kho của dulichthienthai.vn

Hiện nay, việc áp dụng phần mềm cai quản hoạch định mối cung cấp lực doanh nghiệp lớn (ERP), điển bên cạnh đó Inventory dulichthienthai.vn để làm chủ các chuyển động kế toán kho vẫn trở nên phổ cập với những doanh nghiệp vào thời đại 4.0.

Xem thêm: Phụ Kiện Máy Bơm Tăng Áp Panasonic Model #A, Phụ Kiện Máy Bơm Panasonic

Được tạo ra dựa trên gốc rễ Odoo ERP sản phẩm đầu, dulichthienthai.vn với module Inventory được nhiều doanh nghiệp tin cậy và áp dụng nhờ phần nhiều tính năng trông rất nổi bật sau đây:

Quản lý sản phẩm tồn kho kép, có thể chấp nhận được người sử dụng hoàn toàn có thể truy xuất nguồn gốc một cách không thiếu từ nhà hỗ trợ đến khách hàng hàng. Toàn bộ mọi tài liệu đều được tổng hợp cùng cập duy nhất theo thiết lập của người sử dụng.Cho phép đóng gói và đi lại những giao dịch có hoặc không có mã vun (QR code, barcode), sẵn sàng đơn đặt hàng theo tính khả dụng của sản phẩm.Quản lý tất cả kho hàng trên cùng một khối hệ thống và sử dụng các quy tắc đáp ứng giữa những kho.Sử dụng lắp thêm quét mã vạch mang lại mọi chuyển động kiểm kê từ sản phẩm tồn kho, lô hàng mang đến đơn đặt hàng đóng gói, v.v.Kiểm soát thời hạn xử lý áp dụng công nghệ tự động hóa hóa các giao dịch hàng tồn kho, nâng cao tính minh bạch trong các chuyển động sản xuất tởm doanh.Hỗ trợ các món đồ có công dụng khác nhau: thành phầm vật lý, mặt hàng tiêu dùng, sản phẩm kỹ thuật số và dịch vụ. Fan sử dụng hoàn toàn có thể thêm nhiều tùy chỉnh quan trọng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.Sử dụng điểm đặt đơn hàng và RFQ tự động hóa hỗ trợ hoạt động vui chơi của chuỗi cung ứng kết quả hơn.Hệ thống cai quản kho dulichthienthai.vn cung ứng FIFO (Hàng nhập trước buôn bán trước), giá chỉ trung bình cùng giá tiêu chuẩn chỉnh cho các phương pháp tính ngân sách chi tiêu sản phẩm.

Lời kết

Có thể nói excel quản lý kho là phương án tối ưu giành cho các cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ. Tuy vậy quy mô vận động phát triển, các doanh nghiệp sẽ nên đến phần mềm thống trị kho chuyên sử dụng để giúp auto hóa các quy trình nhập và xử lý dữ liệu. Hy vọng bài viết này đã sở hữu lại cho mình những tin tức hữu ích. Giả dụ còn bất kỳ câu hỏi nào, hãy nhằm lại comment dưới bài viết này nhằm dulichthienthai.vn hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn lập cập nhé!