Cách Làm Mail Merge Trong Excel 2010

     

Trong nội dung bài viết này, dulichthienthai.vn đang hướng dẫn cho mình tổng quan tiền về đặc tính này cùng hướng dẫn sử dụng Mail Merge theo từng bước. Hãy thuộc theo dõi để biết phương pháp sử dụng tính năng cực kỳ hay này trong Excel nhé!

Mail Merge là một công vắt vô thuộc hay giúp đỡ bạn tiết kiệm thời hạn khi gồm một lượng lớn tài liệu phải gửi từ Excel sang trọng Word.Mail Mergegiúp bạn mau lẹ tạo ra hàng loạt file bên trên Word bằng cách hợp nhất thông tin bạn có trong trang tính Excel. Công cụ này rất cần thiết cho các bạn kế toán giỏi nhân sự đề nghị in tem nhãn, phiếu lương hay thư mời sản phẩm loạt.

Bạn đang xem: Cách làm mail merge trong excel 2010

Chuẩn bị tài liệu Excel cho Mail Merge

Khi bạn mail merge, tệp Excel sẽ tiến hành kết nối với tài liệu mail merge của Word. Microsoft Word đã lấy những thông tin như tên, địa chỉ cửa hàng và các cụ thể khác của bạn nhận thẳng từ bảng tính Excel.

Vì vậy, trước khi bước đầu thực hiện, các bạn hãy chắc chắn rằng tệp Excel đã có tất cả thông tin bạn có nhu cầu bao có tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn có nhu cầu thêm nhiều địa chỉ cửa hàng liên hệ hoặc tin tức khác, bạn cần phải thay thay đổi hoặc bổ sung ở trang tính Excel trước lúc trộn thư.

Ngoài ra, bạn phải kiểm tra các thông tin quan trọng đặc biệt sau:

Các cột trong trang tính Excel buộc phải khớp với những phần bạn có nhu cầu sử dụng lúc trộn thư. Ví dụ: nếu bạn có nhu cầu xưng hô với những người đọc bởi Tên, hãy chắc hẳn rằng rằng bạn đã sinh sản hai cột họ với tên riêng rẽ biệt. Nếu bạn có nhu cầu sắp xếp tên tín đồ nhận theo vùng miền hoặc thành phố, xác minh rằng bạn đã sở hữu hai cột vùng miền và tp riêng biệt.Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện ban đầu hoặc chấm dứt bằng 0, hãy định hình đúng số, số ngày và đơn vị chức năng tiền tệ. Bạn cần kiểm tra kỹ định dạng ngày theo dd/mm/yyy nhằm khi trộn thư sản phẩm tự ngày tháng không xẩy ra nhảy quý phái mm/dd/yy.Nếu chúng ta tạo trang tính Excel bằng phương pháp nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy áp dụng Text Import Wizard.

Hướng dẫn Mail Merge từ bỏ Excel sang Word

Sau lúc bạn xong xuôi và kiểm tra lại trang tính Excel, các bạn đã sẵn sàng chuẩn bị để trộn thư. Trong ví dụ như này, họ sẽ trộn thư cùng với một danh sách người dấn trong Word 2010, giống như cho Word 2013.

Nếu các bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn cũng có thể mở một tư liệu Word hiện tại có, hoặc tạo thành một tài liệu mới.Chọn nhiều loại trộn thư chúng ta muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), thư điện tử (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bao thơ (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Vào ví dụ, bọn họ chọn Letters.

*

Chọn tín đồ nhận. Trong thẻ Mailings > Select Recipients > Use Existing List…

*

Kết nối trang tính Excel và bản Word. Bởi việc cấu hình thiết lập kết nối giữa Excel với Word, hãy bảo đảm an toàn rằng nguồn dữ liệu trộn thư vẫn được tự động hóa cập nhật mỗi lần bạn chuyển đổi dữ liệu fan nhận bên trên tệp Excel.

Trong vỏ hộp thoại Select Data Source, search trang tính Excel và nhấp Open. Giả dụ Word yêu thương cầu các bạn chọn trường đoản cú bảng, nên chọn lựa và nhấp OK.

*

Nếu chúng ta chỉ mong muốn thêm một số người dìm từ bảng tính Excel, nhấp nút Edit Recipient danh mục trong nhóm Start Mail Merge.

*

Hộp thoại Mail Merge Recipients¸ đánh dấu chọn hoặc bỏ chọn nhằm thêm hoặc thải trừ người dìm từ trộn thư.

*

Chú ý:Bạn cũng rất có thể sắp xếp, lọc list người nhận với xác nhận showroom email bằng phương pháp nhấp vào tùy lựa chọn Validate addresses… dưới phần Refine Recipients List.

Như vậy, chúng ta đã ngừng danh sách bạn nhận và sẵn lịch sự điền chúng vào thư. Gõ thư mẫu vào Word hoặc sao chép/dán xuất phát điểm từ 1 nguồn khác.

Thêm khu vực điền. bạn phải xác định vị trí điền địa chỉ Address Block và chiếc chào hỏi Greeting Line. Cho tới phần Write & Insert Fields trong thẻ Mailings.

*

Tùy theo vị trí nên điền, hộp thoại sẽ mở ra không hề ít sự lựa chọn. Lựa chọn tùy chọn các bạn muốn, xác thực kết quả dưới phần với nhấn OK. Bạn cũng có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải để gửi sang phần xem trước của tín đồ nhận trước/sau.

*

Sau khi trả thành, vị trí đề nghị điền sẽ xuất hiện trong văn bản của bạn như vào hình dưới đây:

*

Đối cùng với một vài ba lá thư, chỉ việc thêm Address BlockGreeting Line là đủ. Lúc bức thư được in ấn ra, toàn bộ các bản sao sẽ đồng nhất nhau ngoài tên và showroom của fan nhận.

Trong các trường thích hợp khác, chúng ta có thể đặt dữ liệu của người nhận vào ngôn từ thư để tùy chỉnh chúng theo cá nhân. Để triển khai việc này, nhấp Insert Merge Field và chọn dữ liệu bạn muốn chèn từ list tùy chọn.

*

Xem trước lá thư. Chắc chắn rằng dữ liệu người nhấn xuất hiện đúng chuẩn trong lá thư, nhận nút Preview Results trên thẻ Mailing.

*

Bạn rất có thể sử dụng phím mũi tên trái/phải giúp thấy mỗi lá thư chứa dữ liệu người nhận.

*

hoàn chỉnh trộn thư. Khi đã hài lòng, nhấn nút Finish & Merge trong nhóm Finish để lựa chọn in thư hoặc giữ hộ mail chúng.

*

Nếu bạn có nhu cầu chỉnh sửa vài thứ trước khi in hoặc gởi email, nhấp vào Edit Individual Documents. Một cửa sổ mới sẽ lộ diện và chúng ta có thể thay đổi từng phần của lá thư tùy thích.

Sao lưu văn bản trộn thư. các bạn sao lưu lại tệp trộn thư như tệp Word thông thường bằng phương pháp nhấn nút Save hoặc thừa nhận phím Ctrl +S.

Xem thêm: Hướng Dẫn 3 Cách Đọc Tin Nhắn Trên Facebook Của Người Khác Đơn Giản 2022

Một khi vẫn sao lưu, tệp sẽ luôn luôn kết nối với list trong Excel. Khi bạn có nhu cầu sử dụng văn bạn dạng trộn thư lần nữa, mở nó ra với nhấn Yes khi Word yêu cầu bạn liên tiếp kết nối.

*

Ngoài tùy chọn Mail Merge trên thanh công cụ, Microsoft Excel cũng hỗ trợ tính năng tựa như trong Mail Merge Wizard.

Bạn có thể vào thẻ Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard…

*

Khi nhấp vào đó, Mail Merge Wizard hiển thị bên phải bàn hình và hướng dẫn chúng ta trộn thư theo từng bước.

*

Cách trộn thư với ngày tháng, chi phí tệ và các loại số khác

Khi trộn thư, bạn cần chú ý giá trị số như ngày tháng, tiền tệ cùng số. Vào phần này, shop chúng tôi sẽ phía dẫn chúng ta cách định dạng gần như giá trị như vậy.

Định dạng Zip Codes và các giá trị khác chứa số 0 trong Excel:

Để không làm mất đi số 0 đi đầu khi trộn thư, bạn chỉ cần định dạng cột ZIP code thành dạng text vào Excel.

Chọn cột ZIP code, nhấp phải, chọn Format Cells… từ danh sách tùy chọn.

*

Trong thẻ Number, chọn Text với nhấn OK.

*

Trộn thư với ngày tháng với số bằng Dynamic Data Exchange

Nếu trang tính Excel đựng ngày tháng, số thập phân, đơn vị tiền tệ, chúng ta cũng có thể sử dụng Dynamic Data Exchange để bảo đảm an toàn rằng những giá trị này được định hình đúng sau khoản thời gian trộn thư.

Vào File > Options > Advanced.Lăn thanh cuốn xuống phần General, ghi lại chọn Confirm file format conversion on open và nhấn OK.

*

Bắt đầu trộn thư như vẫn hướng dẫn tại đoạn trước.

Khi Dynamic Data Exchange được kích hoạt, bạn có thể nhận được một vài ba yêu cầu, chỉ việc nhấn Yes hoặc Ok. điểm khác hoàn toàn duy nhất vì với trộn thư thường thì là chọn nguồn dữ liệu, tiến hành theo công việc sau.

Khi chọn fan nhận, nhấp vào Mailings > Select Recipients > Use an Existing List như thông thường.Dò tra cứu trên trang tính, nhận đúp chuột chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) và nhấn OK.

*

Chú ý. ví như tùy lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ko hiển thị, khắc ghi chọn Select All ở góc dưới mặt trái.

Nhấn vào Entire Spreadsheet, cùng OK.

*

Bây giờ chúng ta cũng có thể tiếp tục trộn thư như biện pháp thông thường.

Chú ý. Phòng ngừa những thông tin hiển thị mỗi lần bạn mở tệp dữ liệu, quăng quật chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau thời điểm kết nối với danh sách thư.

Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ lúc trộn thư trong Word

Nếu bạn có nhu cầu định dạng số, ngày tháng xuất xắc tiền tệ theo vô số cách thức khác cùng với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn cũng có thể thực hiện trực tiếp trong văn phiên bản Word.

Chọn vùng trộn thư muốn biến hóa định dạng. Chúng rất có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 nhằm hiển thị mã vùng. Ví dụ, chúng ta chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm trong số những mã hình trong các bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 xuất hiện thêm thành $3000, thêm # $,0 cùng mã sau đang hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập thừa nhận vùng. Kế tiếp nhấn Shift + F9 giúp thấy kết quả.

Định dạng số lượng, đơn vị chức năng tiền tệ cùng phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0MERGEFIELD CURRENCY# 03000Làm tròn số
# ,0MERGEFIELD CURRENCY# ,03,000Làm tròn số với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy
# ,0.00MERGEFIELD CURRENCY# ,0.003,000.00Số cất hai chữ số thập phân và phân làn phần ngàn bởi dấu phẩy
# $,0MERGEFIELD CURRENCY# $,0$3,000Làm tròn đô la và dấu phẩy ngăn cách phần ngàn
# $,0.00MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00$3,000.00Dollar chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”($3,000.00)Kí hiệu độ-la, vệt ngoặc tức là số âm với một vết gạch nối mang đến giá trị 0
# 0.00%MERGEFIELD PERCENT# 0.00%1.00%Phần trăm cất hai chữ số thập phân
# 0%MERGEFIELD PERCENT# 0%1%Làm tròn phần trăm

Chú ý.

Xem thêm: Hướng Dẫn Cách Làm Thôi Nôi Cho Bé Trai Gồm Những Gì Để Chuẩn Nhất

Thay do kí hiệu $, bạn cũng có thể thay bằng ký hiệu chi phí tệ không giống € hoặc £.